Digitalisering har givet effektiv byggesagsproces

Kolding Kommune er i mål med at digitalisere hele byggesagsbehandlingen fra ansøgning til arkiv. Nu viser de synlige gevinster sig. En million kroner sparet over to år – og så har digitalisering givet en højere kvalitet i byggesagerne.

Da Byg & Miljø-portalen blev lanceret tilbage i 2013, var det samtidig startskuddet for at digitalisere hele byggesagsprocessen fra A-Z i Kolding.

- Vores mål var at effektivisere processen mest muligt, så sagsbehandlerne skulle bruge mindst mulig tid på rutineopgaverne. Fx bliver nye sager helt automatisk registreret i vores ESDH-system, når sagerne kommer ind via Byg & Miljø, og i den anden ende lander sagerne – også helt automatisk - i byggesagsarkivet, når byggesagen bliver afsluttet, fortæller digitaliseringskonsulent i By- og Udviklingsforvaltningen Jan Neergaard.

Arbejdet med at digitalisere byggesagsbehandlingen har han lavet i tæt samarbejde med byggesagsbehandler Conni Albæk Jakobsen. Hun bekræfter, at arbejdet med at digitalisere har skåret meget dobbeltarbejde væk.

- Det har elimineret alle de frustrationer, vi har haft ved at lave dobbeltarbejde. I alt vil jeg mene, at vi har skåret en time af vores administrationstid per sag, fortæller hun.

Jan Neergaard og Conni Albæk Jacobsen i den julepyntede Byggesagsafdeling i Kolding Kommune.

Halv million sparet hvert år

Omregnet til hårde kontanter er det en effektivisering, der årligt løber op i omkring ½ mio. kr. om året, vurderer Jan Neergaard. Gennemsnitligt modtog Kolding Kommune i 2015 og i 2016 omkring 2000 byggeansøgninger, hvilket er en stor stigning og blandt andet afspejler et regulært byggeboom i Kolding. Effektiviseringen har – på trods af stigningen - desuden bidraget til en kortere sagsbehandlingstid.

De kommuner, som endnu ikke er med på digitaliseringsbølgen, får ifølge Senior Service Delivery Manager i KMD, Jens Nørgaard Nielsen en stor udfordring, når KL i løbet af foråret går i gang med at tjekke om kommunerne overholder deres servicemål.

- Hvis man vælger at køre parallelle sagsbehandlingsforløb med papir, så tror jeg, at det bliver svært for de kommuner, som endnu ikke har digitaliseret deres byggesagsproces,’ siger han og fortsætter:

- Der sker store ændringer i det kommunale digitale landskab de kommende år, som vil styrke behovet for en digital byggesagsproces.

KMD leverer byggesagssystemet KMD Structura Byggesag til 46 af landets 98 kommuner, og Jens Nørgaard Nielsen vurderer, at ganske mange har mulighed for at forbedre digitaliseringen af deres byggesagsproces.

Hvis man vælger at køre parallelle sagsbehandlingsforløb med papir, så tror jeg, at det bliver svært for de kommuner, som endnu ikke har digitaliseret deres byggesagsproces

Højere kvalitet med skabeloner

Et andet område, hvor Jan Neergaard og Conni Albæk Jakobsen har strømlinet byggesagsprocessen markant, er ved at lave skabeloner med standardtekster.

- Vi har lavet skabeloner til alt, hvor det har været muligt i vores byggesagssystem. Det har også i høj grad været med til at effektivisere processen. Men den største værdi er, at vi har fået en mere ensartet og højere kvalitet i vores arbejde, fortæller Conni Albæk Jakobsen.

Skabelonerne omfatter blandt andet byggetilladelser, påbud, politianmeldelser, afgørelser om aktindsigt, kvitteringer og lovliggørelser.

Afstemningsforventning med forhåndsdialog

Den digitale byggeansøgning i Byg & Miljøportalen har givet visse udfordringer for både borgere og virksomheder. Det er i hvert fald de tilbagemeldinger, som byggesagsbehandlerne får.

- Nogle byggeansøgere synes, at Byg & Miljø er svær at bruge. Derfor gav vi ret hurtigt efter lanceringen af portalen mulighed for at byggeansøgerne kunne få en forhåndsdialog for at minimere frustrationerne mest muligt, fortæller Jan Neergaard.

I to år har borgere og virksomheder i Kolding Kommune kunnet bestille tid til forhåndsdialog på kommunens hjemmeside.

Foto øverst: Colourbox

Log ind for at kommentere

Forfatter(e)

Kommunikationskonsulent

Astrid Cramer - P008343

Kolding Kommune - 5520

Bragt i

Teknik & Miljø - Januar 2017

Faglige emner

Byg og Bolig›Byggesager

Høringer der mangler dine svare

Mine høringer

TEST høring som er ny

Digitalisering har givet effektiv byggesagsproces

Halv million sparet hvert år

Højere kvalitet med skabeloner

Afstemningsforventning med forhåndsdialog

Forfatter(e)

Bragt i

Faglige emner

KTC

KTC Kredse

Samarbejdspartnere

Faggrupper