Artikel - Artikel 0

20. marts 2016 - 8:00

Nulfejlskulturen skal lægge på is

Sådan bliver digitalisering en succes

Hvis kommuner skal høste gevinster gennem digitalisering, kræver det involvering fra kommunes topfolk, samarbejde med andre kommuner og at den forsigtige nulfejlskultur pakkes væk. I nogle kommuner går digitaliseringen tilmed for langsomt, fordi gamle arbejdsgange ikke tilpasses til effektiv brug af de nye systemer og gevinster tages hjem som besparelser i stedet for at blive geninvesteret i nye digitaliseringsprojekter. Det vurderer en af de kommunale digitale forkæmpere, Eva Kanstrup. Hun er teknisk direktør i Herning kommune og bestyrelsesmedlem i Fælleskommunale Geodata og Danmarks Miljøportal, samt indtil for nyligt formand for KTCs faggruppe for digital forvaltning.

Danske kommuner anses af mange for at være langt fremme i den offentlige sektor med at digitalisere. Og det er da også et krav, at produktiviteten og effektiviteten bliver sat i vejret med smarte og automatiserede løsninger, såfremt danske kommuner skal være klar til en fremtid med flere plejekrævende borgere og stigende servicekrav fra borgere og virksomheder.

-I Herning, der er en af de større kommuner i Danmark, arbejder vi konstant på at finde nye løsninger til selvbetjening og digitalisering og har gjort det intensivt de seneste otte-ti år. Vi forsøger at være på forkant og finde de smarte løsninger, som både gør sagsbehandlingen mere effektiv og gør det nemmere for borgeren at betjene sig selv på alle tider af døgnet, forklarer Eva Kanstrup.

Hun peger på, at digitaliseringen på den ene side drives nedefra og op af dygtige ildsjæle, som tænker ud af boksen og udvikler lokale løsninger, som kan spredes til andre kommuner, hvis de rammer pletskud.

Et eksempel på dette er en lokal SMS-løsning på affaldsområdet, som betyder mindre manuel administration ved betaling for brug af genbrugspladsen.

Sådan en løsning er mange andre kommuner naturligvis også interesseret i.

Et andet eksempel er ”Giv et praj”-løsninger, som startede i enkelte kommuner og nu bruges over næsten hele landet.

-Ildsjælene ude i kommunerne er ofte personligt karakteriseret ved at være innovative og løsningsorienterede og i stand til at sammentænke IT og deres eget fagområde, påpeger Eva Kanstrup.

Der skal være plads til at begå fejl, hvis kommunen skal kunne udvikle sig hurtigt nok. Sådan er det, når man arbejder med en løsningsorienteret tilgang inden for nye områder.

Samarbejde på tværs

En anden digital drivkraft er nationale projekter, hvor alle, eller mange, kommuner deltager. Som eksempler nævner hun Byg og Miljø-portalen og Fælleskommunalt Geodatasamarbejde, og at organisationer som KL, KOMBIT eller KTC faggruppe typisk er med til at drive projekterne frem.

-I de her projekter er der lidt mere bureaukrati. Men det er nødvendigt, for det kan godt kræve lidt forhandling og dialog at få alle med ombord, og det er nogle vigtige projekter, siger Eva Kanstrup.

For det tredje er der regionale samarbejder, hvor to eller flere kommuner i samarbejde løser opgaver. Helt konkret har Herning for nyligt indgået et samarbejde med Ikast-Brande om digitaliserings-og geodata opgaver. Det har allerede givet omkostningsreduktioner ved fx at kopiere hinandens løsninger til at udstille data på webkort.

Ligeledes er der flere tværkommunale samarbejder om investering og drift af droner til blandt andet overvågning og registreringsopgaver.

-Som sådan har vi alt for mange systemer i hver kommune, også i Herning. Det er for dyrt, og vi betaler blandt andet alt for meget for integrationer fra IT-leverandørerne, når systemerne skal ”tale sammen”, både internt i kommunen og ved samarbejde med andre kommuner - og dermed andre systemer, påpeger Eva Kanstrup.

-I stedet bør vi have standardkomponenter, som kan sættes sammen på
kryds og tværs. Det bliver der heldigvis også arbejdet med fra KL’s side. Det er meget billigere og bedre.

Stil data til rådighed for andre

Som myndighed indsamler kommunerne en masse vigtige data om veje, kollektiv trafik, vand, natur og miljø generelt.

-Vi kan godt få endnu mere ud af alle de data, vi samler sammen. Vi kunne godt stille visse typer data til rådighed for eksempelvis virksomheder, rådgivere, forsikringsselskaber med flere, som kan bruge data til fx app løsninger, som borgerne kan få glæde af. Eller data om, hvor og hvornår der om vinteren er ryddet sne på veje og stier, siger Eva Kanstrup.

Flere kommuner er blevet gode til at bruge Facebook som kanal til at informere borgerne om eksempelvis planlagte vejarbejder og anlægsarbejder eller ændringer i den kollektive trafik.

Vi skal finde de smarte løsninger sammen. Det er også alt for dyrt at udvikle tingene selv. OS2 samarbejdet er et godt eksempel. Her har tre kommuner sammen udviklet en ny løsning, mens fire andre kommuner videreudvikler den – til gavn for slutbrugerne i 98 kommuner. Det synes jeg er ret smart.

Hvor er ledelsen henne?

For at digitaliseringen skal give en effekt, er det nødvendigt at optimere kommunens arbejdsgange til de nye systemer og løsninger, som bliver indført. Hvis man hænger fast i gamle måder at gøre tingene på, er effekten lav.

-Kravet om ændrede arbejdsgange skal bakkes op af topledelsen. Men det er mit indtryk, at selvom interessen mange steder er stigende, er det langt fra alle steder, hvor topledelsen har nok fokus på digitaliseringen og dens potentiale, hvilket gør det svært at høste gevinsterne, siger Eva Kanstrup.

For det andet peger hun på, at der ikke er råd til at hylde den sædvanlige nulfejlskultur i kommunerne. Når man tænker nyt og prøver at udvikle nye løsninger, vil nogle af projekterne blive en succes, mens andre formentligt vil være fejlskud.

-Der skal være plads til at begå fejl, hvis kommunen skal kunne udvikle sig hurtigt nok. Sådan er det, når man arbejder med en løsningsorienteret tilgang inden for nye områder, siger hun.

Besparelse eller investering?

Hun har erfaret, at mange kommuner skynder sig at tage en gevinst hjem som en besparelse frem for at tænke, hvor og hvornår den næste gevinst skal høstes.

I stedet for at se gevinsten som en besparelse så hun hellere, at kommunen geninvesterer gevinsten i nye tiltag. I stedet for at lægge de penge, som kommunen fik tilbage i forbindelse med monopolbruddet, ned i kommunekassen, valgte man i Herning således at geninvestere beløbet.

-Man skal være tilstrækkeligt modig for at kunne foretage de nødvendige investeringer, der kan skabe en udviklingstakt, så vi kan følge med det stigende opgaveomfang. Vi får jo ikke flere hænder og hoveder. Så derfor må vi blandt andet investere os ud af det ved hjælp af øget digitalisering, siger Eva Kanstrup.

De nye løsninger må kommunerne meget gerne udvikle i samarbejde med andre kommuner eller i offentlige/private samarbejder og partnerskaber.

-Vi skal finde de smarte løsninger sammen. Det er også alt for dyrt at udvikle tingene selv. OS2 samarbejdet er et godt eksempel. Her har tre kommuner sammen udviklet en ny løsning, mens fire andre kommuner videreudvikler den – til gavn for slutbrugerne i 98 kommuner. Det synes jeg er ret smart, siger Eva Kanstrup.

Log ind for at kommentere

Forfatter(e)

Mikkel Buhelt

PressOffice

Faglige emner

Digital forvaltning

Høringer der mangler dine svare

Mine høringer

TEST høring som er ny