Fælles portal vil lette samarbejdet i Frederikshavn

Frederikshavn Kommune investerer i en fuldt integreret samarbejdsportal for alle kommunens 5.500 ansatte. Portalen kombinerer traditionel sagsbehandling og journalisering med byggesagsbehandling, intranet, projekt- og samarbejds¬rum, personalesager og et internt socialt medie.

I dag bruger vi meget tid på at journalisere. Vi opererer i mange forskellige IT-systemer, som ikke hænger sammen, lyder det samstemmende fra både byggesagsbehandlere, planlæggere og ingeniører i Frederikshavn Kommune.

Nu har kommunen afholdt et EU-udbud, og firmaet Netcompany er valgt som samarbejdspartner og skal sammen med ca. 40 ledere og medarbejdere i gang med et omfattende arbejde med at specificere funktionaliteten for den kommende samarbejdsportal på et detaljeret niveau.

- Vi arbejder bevidst ud fra den agile tilgang, så vi kan forfine og videreudvikle, som projektet skrider frem. Vi har meget stort fokus på, at den nye samarbejdsportal skal gøre det lettere og mere effektivt for medarbejderne at løse deres arbejdsopgaver, siger projektleder Lars Sørensen fra Frederikshavn Kommune.

Tilgængelig fra flere platforme

Afgående direktør for Teknik og Miljø Christian Roslev (som netop er tiltrådt stillingen som projektdirektør for Aalborg Letbane.Red) har store forventninger til samarbejdsportalen.

- Alle kommunens ca. 5.500 medarbejdere får adgang enten via computer, tablet eller smartphone, og det vil få stor værdi for adskillige af vores ansatte, som dagligt færdes i marken. Uanset om gartneren fra Park & Vej vil melde sig til seminar for kommunens arbejdsmiljørepræsentanter, eller lederen af vores miljøafdeling vil se fraværsstatistikken, kan de gøre det fra smartphone, tablet eller computer. Hidtil har det primært været kommunens administrative medarbejdere, der har haft let adgang, uden at skulle bruge NemID for at få hul igennem, forklarer Christian Roslev.

Han ved, at de kommende måneder kræver en stor arbejdsindsats og en høj grad af motivation til at gå nye veje, inden samarbejdsportalen kan blive en realitet. - Samarbejdsportalen giver kommunikation på tværs og videndeling langt bedre betingelser, og i en organisation, hvor vi løbende har fokus på at optimere arbejdsgange – få mere for mindre, kan samarbejdsportalen give et væsentligt bidrag, pointerer Christian Roslev.

Lars Sørensen supplerer:

- Netop samarbejde på tværs er højt prioriteret. Et nyt begreb ”working out loud” skal vinde indpas. Ud over formidling af information er platformen derfor beregnet til at understøtte både uformelt og formaliseret samarbejde indenfor og på tværs af fagområder og projekter. Vi kan sætte # på emneord, og interesserede får en notifikation, når emnet berøres i forskellige sammenhænge, uanset om det er i en sag, et samarbejdsrum eller en nyhed.

Samarbejdsportalen mindsker dobbeltarbejde. Tidligere kunne dokumenter ligge både i journalsystemet og på intranettet. Fremover er det én samlet løsning – data ligger kun ét sted.

Løsningen baseres på Microsoft SharePoint med Netcompany’s Get- Organized som ESDH-platform med sømløs integration til Webtop’s intranet Wizdom og integration til Microsoft Yammer, der kan sammenlignes med Facebook, dog i en 100 procent professionel og arbejdsrelateret kontekst.

- Samarbejdsplatformen skal være klar til brug ved årsskiftet og vil herefter blive videreudviklet i takt med, at vores behov ændrer sig, og kravene til digitalisering i den offentlige forvaltning stiger, slutter Lars Sørensen.

Vi kan sætte # på emneord, og interesserede får en notifikation, når emnet berøres i forskellige sammenhænge, uanset om det er i en sag, et samarbejdsrum eller en nyhed

Bedre servicering af det politiske niveau

Samarbejdsplatformen betyder også en enklere adgang til politiske dagsordener og referater. Dagsordener på papir har ikke eksisteret i denne valgperiode, og med samarbejdsportalen får politikerne et mere enkelt og brugervenligt redskab til forberedelse af de politiske møder.

Log ind for at kommentere

Forfatter(e)

Ledelsessekretariatet

Bente Schjønning

Frederikshavn Kommune

Faglige emner

Digital forvaltning

Høringer der mangler dine svare

Mine høringer

TEST høring som er ny

Fælles portal vil lette samarbejdet i Frederikshavn

Tilgængelig fra flere platforme

Bedre servicering af det politiske niveau

Forfatter(e)

Faglige emner

KTC

KTC Kredse

Samarbejdspartnere

Faggrupper