Artikel - Artikel 0

20. januar 2016 - 8:00

FACILITY MANAGEMENT SOFTWARE

Invester med omtanke i FM-systemer

Kommuner skal erkende egne behov og ressourcer, inden de køber store, altfavnende FM-systemer. Det mest sikre er at starte med små skridt, lyder opfordringen fra Sweco A/S.

Mange kommuner arbejder intenst med optimering af den kommunale ejendomsdrift og gennemfører omfattende omorganiseringer og centraliseringer af ejendomsdriften. I den forbindelse indkøbes store FM-systemer og allokeres mange midler til området for at opnå besparelser fremadrettet.

Tendensen er indkøb af kæmpe, altfavnende FM-systemer, som skal integreres med en lang række fagsystemer. Samme tendens blev set på det kommunale område for 10-15 år siden, hvor hele digitaliseringen af bygningsdata blev påbegyndt, og hvor mange indkøbte systemer desværre aldrig nåede i mål og forsat står ubenyttet.

Udfordringerne for kommunerne er enslydende og meget komplicerede processer, som kræver, at der både er et ledelsesmæssige grundlag, modenhed i organisationen, et validt datagrundlag samt ikke mindst personalemæssige ressourcer og kompetencer, som til sammen kan bidrage til ændret bygningsdrift.

Efterfølgende er datagrundlagt i form af valide bygningsdata det centrale element, hvis der skal opnås den forventede mulighed for både organisering, planlægning og effektiviseringsgevinst.

En ting er næsten sikkert – det bliver ikke billigere, for valide bygningsdata vil ofte fortælle, at der kun bruges en brøkdel af de nødvendige midler på at opretholde bygningsmassens værdi.

Skærpet opmærksomhed påkrævet

Netop tendensen med indkøb af store, altfavnende FM-systemer, som skal integreres med en lang række fagsystemer, og som mange medarbejdere skal arbejde i, kræver skærpet opmærksomhed. Det første skridt i processen er at være opmærksom på, at når man køber et program, er det tomt. Det kommer bag på mange, at der ingen data eller struktur er.

Software er en mulighed for strukturering af data og vidensdeling. Computere og maskiner er gode til at udføre rutinearbejde, opbevare og holde styr på data mv. Men de er aldrig klogere end de input, de får. De kan ikke gennemføre medarbejdernes arbejdsstruktur, udføre et bygningssyn eller følge op på opgaver, der følger med. Hver enkelt post i en liste over vedligeholdelsesarbejde kan repræsentere flere timers eller dages arbejde både i registreringen og opfølgningen.

Hvis ikke man investerer de nødvendige medarbejderressourcer og kompetencer i at håndtere og vedligeholde de mange informationer, er man lige vidt. Kunne man inden købet af det store FM-system ikke håndtere bygningsdriften med de gældende ressourcer, vil man heller ikke komme i mål med et nyt og mere ressourceskrævende system.

Mange af de større programmer er endog så spækkede med funktioner, at kun nogle få medarbejdere i organisationen er i stand til at betjene dem fuldt ud. Og opnår man så formålet?

Energioptimering

Energioptimering er for mange kommuner en nærliggende funktion at implementere, når man går i gang med hele pakken. Men også her skal der tænkes i ressourcer. Først og fremmest skal der etableres adgang til målerdata, som også skal valideres, og der er måske ikke elektronisk opsamling på alle målere, som derfor skal indtastes manuelt.

Herefter er der driften: Nogle målere kan give fejlvisninger, målere bliver udskiftet løbende af forsyningsselskaberne, og endelig er der afvigelser i forbruget, som der skal følges op på… alt dette kræver personaleressourcer, hvis det skal have en værdi. Ellers kan man lige så godt lade være og bruge pengene et andet sted.

Anvender man arealforvaltning eller ligefrem 3D-modeller i sin forvaltning, skal der også påregnes opdatering og vedligehold af disse. Hertil kommer BIM. Hvor mange bygningsejere, udover de allerstørste, har kompetencer (og tid) til at håndtere bare grundlæggende BIM? Dertil kommer prisen på BIM-modeller, som nemt overstiger prisen på adskillige bygningssyn. Det ser godt ud, men det skal vedligeholdes. Det gælder også nybyggeri, som
medmindre det er bestilt og betalt, ikke leveres med en as-built model, men med de modeller, rådgivere og udførende netop kunne gennemføre projektet med.

Hvis man inden købet af det store FM-system ikke kunne håndtere bygningsdriften med de gældende ressourcer, vil man heller ikke komme i mål med er nyt og mere ressource-skrævende system.

Mange års erfaringer

Både som udførende af bygningssyn og som leverandør af drifts- og vedligeholdelsessystemet Butler har Sweco gennem en årrække samarbejdet med kommuner. Med kombinationen af kompetencer som systemleverandør og som tekniker har vi skabt gode resultater. Fællesnævneren for succesfulde implementeringer med efterfølgende udrulning af digital bygningsdrift er baseret på fire grundelementer:

Valg af software

Inden valg og indkøb af software bør den enkelte kommune nøje overveje strategien i forhold til behov, modenhed og personaleressourcer. Bør man i stedet for at købe et stort FM-system starte i et hjørne og prioritere det, der er allervigtigst, og få nogle hurtige, små succeser på plads og lære de nye rutiner, systemet kræver? Spar på softwareudgifterne og brug pengene på en solid implementering og datahøst – ikke systemintegrationer, udvikling m.v. fra dag et, det kan komme, når de områder, hvor det vil give værdi, kan peges ud.

Muligheden for udtræk og efterfølgende konvertering af bygningsdata fra et system til et større system, når et større behov opstår, er en smal sag, og økonomisk billigere end ventet.

Der er således intet at tabe, men en stor gevinst for den enkelte kommune i at investere i software i takt med organisationens udvikling.

Trinvis implementeringsproces

Uagtet størrelsen på software handler det om at få en succesfuld implementering. Trinvis implementering giver organisationen mulighed for både kommunikation og skabelsen af ambassadører. Kollegers positive oplevelser og ikke mindst oplevelsen af deres ændrede adfærd med software er altafgørende.

Valide bygningsdata

Ved implementering af digital bygningsdrift er det meget væsentligt at opleve succes fra første gang, man anvender software. Det er vigtigt, at data er korrekte, ellers skaber det usikkerhed og øget tidsforbrug til validering. Implementering af software med ældre ikke-valide bygningsdata skaber ikke en positive tilgang. Erkend behovet inden køb af software – findes valide data? Kan egne medarbejdere skabe valide data i en hverdag fyldt med projekter og driftsopgaver? Og har organisationen de faglige kompetencer til optagelse af bygningsdata?

Systematisk anvendelse af software

Efter en succesfuld proces med indkøb af software, implementering i organisationen og ikke mindst signal fra ledelsen om, at digital bygningsdrift er sådan vi arbejder, er en systematisk anvendelse af fremadrettet bygningsdrift mulig - og høst af gevinsterne.

Log ind for at kommentere

Forfatter(e)

Christian Lundstrøm

Sweco A/S

Jeanette Johansson

Sweco A/S

Faglige emner

Digital forvaltning

Høringer der mangler dine svare

Mine høringer

TEST høring som er ny