Bedre borgerservice og effektivisering med ”Tip Egedal”

I Egedal Kommune har Materielgården igennem mere end 2 år arbejdet målrettet med at digitalisere opgavehåndteringen. Erfaringerne er gode og Materielgården kan nu begynde at høste gevinsterne: bedre borgerservice og effektivisering.

Første skridt i digitalisering på Materielgården i Egedal Kommune, som blev taget i starten af 2013, var registrering af skader på vejene. Skaderne registreres digitalt og til alle skader knyttes en GPS position, samt eventuelt et billede. Der er mulighed for at tilføje en tekst til registreringen. Efter at skaden er registeret, så bliver den prioriteret. Hvis registreringen bliver prioriteret til udførelse, bliver registreringen overført til den medarbejder, der skal udføre opgaven. Hvis der er tale om et slaghul er det til en ekstern leverandør, opgaven bliver sendt til. Entreprenøren kan vælge at blive guidet til slaghullet. Når slaghullet er udbedret, færdigmeldes opgaven, og kontoret kan straks se, at opgaven er udført. Disse oplysninger er værdifulde, som dokumentation til eventuelle erstatningssager.

Erfaringerne med den første udgave var så gode, at der hurtigt blev udviklet flere muligheder, så digitale work-flow nu anvendes på en række opgaver.

God borgerservice med ”Tip Egedal”

1 januar 2014 blev Tip Egedal sat i søen. Systemet giver borgerne mulighed for at indmelde skader på veje, skilte, manglende vedligeholdelse af grønne områder, forekomster af bjørneklo etc. Tip fra borgerne prioriteres og sendes til medarbejderen eller entreprenøren, der skal udføre opgaven. Når de færdigmelder opgaven, så får borgeren, der har tippet kommunen, automatisk besked.

Erfaringen er, at der nu bruges mindre tid end før, hvor henvendelsen kom på en mail, der skulle besvares. Efter det første år med Tip Egedal kommer ca. 50 procent af henvendelserne til Materielgården nu via Tip Egedal og tilbagemeldingerne fra borgerne har været meget positive.

En win-win-win-situation.

Vi kan efter et års drift konstatere, at servicen til borgerne er blevet forbedret samtidig med at kommunen har opnået en effektivisering ved at digitalisere opgavehåndteringen. Og vi har fået et nyt værktøj, som gør arbejdsvilkårene for medarbejdere og leverandører langt bedre end før.

Log ind for at kommentere

Forfatter(e)

Egedal Kommune og medlem af KTCs Faggruppe for Digital Forvaltning

Lars Krog

Faglige emner

Digital forvaltning

Høringer der mangler dine svare

Mine høringer

TEST høring som er ny

Bedre borgerservice og effektivisering med ”Tip Egedal”

God borgerservice med ”Tip Egedal”

En win-win-win-situation.

Forfatter(e)

Faglige emner

KTC

KTC Kredse

Samarbejdspartnere

Faggrupper