Artikel - Artikel 0

20. marts 2016 - 8:00

Assens tager næste digitaliserings-skridt:

Afskaffer alt papir i byggesager

Storskærme har afløst papir, mapper og reoler i Assens Kommuen, der har taget næste skridt i digitaliseringsbølgen og nu kører alle byggesager 100 pct. digitalt. Resultatet er kortere sagsbehandlingstid.

Som et led i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi blev det i 2014 gjort
obligatorisk for borgere og virksomheder at søge om byggetilladelser digitalt. Siden 31. marts 2014 har det derfor været muligt via www.assens.dk.

Assens Kommune har dog ført digitaliseringen af byggesagsbehandlingen skridtet videre. Her finder man ikke længere ét eneste stykke papir på en byggesag – det hele er digitaliseret og med stor synlig effekt.

Fra skjult kassetænkning til synlig storskærm

Som i mange andre kommuner modtager Assens Kommune byggesager digitalt. Tidligere blev byggesagerne screenet ved hjælp af et papirskema og efterfølgende organiseret i et reolsystem. Nu er reolerne smidt væk og erstattet af en storskærm – resultatet er overblik, kvalitetssikring og hurtigere sagsbehandling.

- Førhen brugte vi meget tid på at udfylde de fysiske screeningsskemaer og arkivere dem. Skemaerne blev udfyldt forskelligt fra sagsbehandler til sagsbehandler, og det var ikke altid nemt at overskue, hvor langt vi var i processen med hver sag, fordi vi skulle lede efter papiret i en stak på bordet. Det var bestemt ikke en proces, der skabte merværdi hos borgerne, siger Michael Revheim Würtz, der er bygningskonstruktør i Trafik og Byg.

- Det er vigtigt for os, at ingen sager bliver glemt i bunkerne, og derfor besluttede vi os for at finde en digital løsning til vores screeningsskemaer, fortsætter hun.

Et digitalt screeningskema

Assens Kommune indledte et samarbejde med leverandøren af styringssystemet til byggesagerne, KMD Structura Byggesag, for at få afdækket mulighederne inden for digital sagsstyring.

- Vi var igennem flere processer for at få tilpasset sagsgangene med den digitale tankegang. Vi så blandt andet på flowdiagrammer, visuelle opsætninger, funktionskrav, opdateringskrav for blot at nævne nogle stykker, fortæller Michael Revheim Würtz.

Efter endt proces introducerede byggesagsbehandlerne i sommeren 2015 et digitalt screeningsskema. Skemaet blev opsat efter kommunens egne
behov og blev på den måde et styringsværktøj for behandling af byggesager.

- Med screeningsskemaet kunne vi hurtigt danne os et overblik over, hvilke andre lovgivninger og forhold, der kunne have betydning for, om vi kunne give tilladelse – og vi kunne med det samme give ansøgeren besked om, hvor lang tid den samlede behandlingsproces ville tage, forklarer han.

Selvom det digitale screeningsskema gjorde byggesagsbehandlingen mere ensartet og gav overblik over processen for den enkelte byggesag, var det stadig som om, noget manglede.

100 pct. digital arbejdsgang

- Vi stod med et ønske om at gøre hele, og ikke kun en del af processen omkring byggesagsbehandlingen digital. Det skulle være sådan, at der på intet tidspunkt skulle findes papir på en byggesag – lige fra ansøgningstidspunktet til byggesagen er afsluttet, fortæller Michael Revheim Würtz og tilføjer:

-Vi følte, at vi manglede det visuelle overblik.

Løsningen blev en storskærm, der blev centralt placeret på væggen mellem byggesagsbehandlerne. Nu er oversigten over byggesagerne synlig for alle i afdelingen, som hurtigt kan orientere sig om, hvilke sager, der er klar til behandling, afventer supplerende oplysninger eller afventer tilladelse fra andre myndigheder.

Gevinsten

Ved at arbejde 100 pct. digitalt er det lykkes byggesagsbehandlerne at få nedbragt sagsbehandlingstiden, samtidig med at det er nemt og hurtigt at danne sig et overblik. Det giver byggesagsbehandlerne mulighed for at styre sagerne mere effektivt og undgå, at sager forsvinder i mængden.

Som en sideeffekt har rygtet spredt sig til andre afdelinger på rådhuset.

- Vi oplever, at medarbejdere i andre afdelinger også benytter sig af storskærmen, og derfor har jeg allerede en række andre områder i tankerne, hvor en lignende løsning kan implementeres, siger trafik- og bygchef Lars Evald Jensen.

Også afdelinger såsom Borgerservice har været på inspirationstur for at se, om systemet kan bruges i deres behandling af personsager.

- Det er altså ikke kun internt i afdelingen, at systemet har forbedret arbejdsgangen – det har også styrket samarbejdet på tværs af arbejdsområder, siger Lars Evald Jensen.

Rygtes uden for kommunegrænse

- Generelt er byggesagsbehandlingen meget konservativ, og på Fyn er det endnu kun os i Assens Kommune, der er blevet 100 pct. digitale. Vi er dog blevet kontaktet af Svendborg Kommune, der gerne ville inspireres og rådgives i forhold til deres egen digitalisering af byggesagsbehandlingen – det ser vi som et meget positivt tegn, siger Lars Evald Jensen.

Det er ikke første gang, at Trafik og Byg har gjort Assens Kommune til forgangskommune, når det kommer til digitale løsninger. Siden 2011 har det været muligt for borgere i Assens Kommune at indsende deres byggesager
digitalt, og på samme måde har det været muligt for byggesagsbehandlerne at behandle sagerne digitalt ved hjælp af bl.a. digitale stempler.

I forbindelse med flytningen til nyt rådhus i 2011 blev alle byggesagerne indscannet og lagt i et digitalt byggesagsarkiv, som borgerne siden da har haft adgang til via Assens Kommunes hjemmeside uden brug af NemID. Det er i dag en af Assens Kommunes mest populære selvbetjeningsløsninger.

Log ind for at kommentere

Forfatter(e)

Projektmedarbejder

Malene Trangbæk Jensen

Faglige emner

Digital forvaltning

Høringer der mangler dine svare

Mine høringer

TEST høring som er ny