Gennem halvandet år har Herning Kommune og NIRAS sammen arbejdet på at få grundlaget for en digital driftsmanual på plads gennem interviews, beskrivelser og test. Kommunens veje er inddelt i klasserne 1-3 (samt grusveje), og jo lavere nummer, desto højere prioritet. Medarbejderne har brugt app’en løbende på deres telefoner og tablets, og det har givet pote.
- Ude på vejene har en medarbejder måske skullet løse en opgave med at reparere et hul i en klasse 2-vej. I den forbindelse har han opdaget en skade på et fortov, men hvor han tidligere skulle stå på hovedet i mappen med de 172 sider, kan han nu lave en lynhurtig søgning. På meget kort tid kan han så vurdere, om skaden ifølge loven skal repareres nu og her, eller om det kan vente, til der måske alligevel skal laves en større omgang om fire måneder, siger Lone Krogsgaard.
Men det er ikke kun ude på vejene, arbejdet er blevet lettere. Også ved telefonerne har løsningen vist sig at være et effektivt værktøj.
- De oplysninger, medarbejderen har på sin app, er også tilgængelige for borgerne, så det er meget nemmere at forklare borgeren baggrunden for, hvorfor kommunen prioriterer, som den gør. Medarbejderen og borgeren kan simpelthen sidde og kigge på det samme kort og tale om de samme formuleringer, som medarbejderen ude på den konkrete vej har kigget på, da han traf sin beslutning om at lade hullet i vejen være, siger Lone Krogsgaard, der mener, at netop sproget er vigtigt for at have en god dialog med borgerne.
- Når medarbejderne i Vej- og Trafikafdelingen går på arbejde og løser en opgave, gør de det på borgernes regning. Noget af det, vi har gjort meget ud af, har været at koge fem siders tekst fra manualen ned til fem linjer i app’en, som både medarbejdere og borgere kan forstå. Samtidig er app’en baseret på ikoner, der giver brugervenlighed og gennemsigtighed. Den gennemsigtighed bliver endnu mere tydelig, når Herning Kommune for alvor får det rullet ud på kommunens hjemmeside til januar, siger Lone Krogsgaard.