Artikel - Faglig artikel 0

7. marts 2016 - 12:03

Esbjerg kommune som processtyrer

Skab værdi og dynamik med udbud og konkurrence

Esbjerg Kommune har gennem de senere år arbejdet med, hvordan der bedst skabes værdi i processen med gennemførelse af anlægsarbejder. Tidligere forestod kommunen selv en række projekteringsopgaver og styrede selv 100 pct. de anlægsprojekter, som blev udbudt. I dag projekterer kommunen ikke længere selv. Styringen af selve anlægsarbejderne sker som hovedregel ved anvendelse af eksterne bygherrerådgivere. Fokus for Esbjerg Kommune er nu at være bestiller og processtyrer.

Frem til selve anlægsarbejderne er processen opdelt i 3 faser, nemlig 1) ide/visionsfasen, hvor brugerne spiller hovedrollen, 2) programudarbejdelsesfasen, hvor vi ofte sammen med en rådgiver spiller hovedrollen og til sidst 3) udbudsfasen, hvor det er de bydende, som har hovedrollen sammen med Kommunen.

Det er en klar sammenhæng mellem de enkelte faser. Faserne udgør en helhed, som rigtigt tilrettelagt i sig selv skaber værdi. En god forberedelse betaler sig – også økonomisk.

Idefasen

For at kunne udarbejde et program er der behov for at sætte projektet ind i et større perspektiv. Projektet skal ses i sammenhæng med den mere overordnede planlægning og skal være en udmøntning af den strategi, som er besluttet på området. Det sikrer, at projektet ikke kun løser et snævert behov, men understøtter en overordnet strategi for kommunen.

Der kommer altså den værdiskabelse, at det konkrete projekt understøtter mere overordnede mål og dermed giver værdi for andre projekter i området. Og sidst men ikke mindst for selve området.

I ide- og visionsfasen er det brugerne, der sammen med forvaltningen formulerer en vision for projektet og får formuleret på overordnet plan, hvad projektet skal kunne for brugerne.

Udfordringen – eller der hvor der stadig er et rationale – er i højere grad at have fokus på at se projekterne som en udmøntning af en strategi for byudviklingen. Eller som det ofte er tilfældet, sikre at der er en strategi for området inden der formuleres ide og vision for det konkrete projekt.

Programfasen

Opgaven her er ud fra ide og vision at beskrive de funktioner, som det færdige anlæg skal leve op til for at understøtte brugernes kerneopgave. Her opstilles rammerne for det arkitektoniske og det funktionelle og sammenhængen her i mellem. Her fastsættes krav til udformning, anvendelse, udstyr, materialer og den efterfølgende drift.

Det er også i programfasen, der tages stilling til udbudsform mv. Er det et traditionelt projekt, hvor vi ved, hvad vi vil have – og det dermed handler mest om at stille krav. Eller er det et projekt, hvor vi i udbudsfasen vil sikre en projektudvikling – og det dermed mere handler om formulering af ønsker.

Vi lægger meget stor vægt på denne fase. Værdiskabelsen her består i, at det færdige projekt opfylder brugernes ønsker. Det giver en mere rationel og sikker proces.

Udbudsfasen

Før har vi været ret traditionelle med udbud af anlægsprojekter. Vi vidste, hvad vi gerne ville have – eller det har vi i hvert fald troet – og der har ofte været en politisk utålmodighed efter at få gennemført anlægsprojekter, når de endeligt var blevet vedtaget og budgetlagt.

Gennem de senere år har vi været begunstiget af stor bevågenhed fra forskellige fonde – især Realdania. Det har været med til at højne kravene til kvalitet og originalitet i opgaveløsningen.

Vi har derfor fået afprøvet mere utraditionelle udbudsformer, som har skabt særlig værdi. Og vi har fået en politisk forståelse for – ja nogen gange ligefrem ønske om – at bruge tid og penge på at få værdiskabelse i udbudsfasen.

Vi har i flere projekter benyttet dialogbaserede og faseopdelte arkitekt- og projektkonkurrencer, som efter prækvalifikation har løbet over to omgange. Altså en første runde, hvor de bydende har kommet med forslag, hvorfra et mindre antal er udvalgt til efter en dialog at komme med viderebearbejdede forslag i en anden runde.

De to omgange har i flere tilfælde betydet, at vi ikke som i traditionelle udbud har stået med forslag med plusser og minusser. Men i dialogen ved den anden runde har kunnet opnå forslag, som stort set kun rummer plusser. Overgangen fra første fase til anden fase er generelt set det mest værdiskabende led i processen. Fornuftige vederlag til de bydende er vigtige, hvis der skal komme gode resultater ud af processen.

Gode cases

Ved renoveringen af Domkirkepladsen i Ribe var det en arkitektkonkurrence, som forløb i to omgange, hvorefter vinderprojektet blev udbudt som totalentreprise. Vinderens forslag var en genial løsning af opgaven, hvilket ikke i samme grad var tilfældet med deres forslag i den første runde.

Ved totalentrepriseudbuddet af Landgangen (forbindelse mellem by og havn i Esbjerg) blev projektet også på baggrund af et meget grundigt program udbudt efter en prækvalifikation. De bydende fik derefter lov til efter en dialog at komme med et bearbejdet forslag i anden runde. Her anvendte vi også omvendt licitation og fik et fantastisk forslag til prisen – noget mange ikke havde troet muligt. Her kan man virkelig tale om værdiskabelse.

Ved projektet for Street Mekka i Esbjergs gamle remise, som på alle måder var en vanskelig opgave ingen rigtig havde kendskab til, brugte vi også de to omgange. Men her på den måde, at vi på forhånd valgte entreprenører, som vi vidste, kunne løse opgaven. De tre udvalgte entreprenører blev herefter via lodtrækning koblet sammen med et prækvalificeret rådgiverteam bestående af arkitekt, landskabsarkitekt og skate-rådgiver. Her blev der også anvendt omvendt licitation på grund af en ret begrænset økonomi. Også her med forslag over to omgange efter dialog. I programfasen valgte vi ikke så meget at opstille krav, men derimod de ønsker, vi havde til projektet. Det gav meget forskellige og spændende løsninger.

Udbudsformen her er et godt eksempel på, at man som bygherre kan ende med at få et projekt, som vi slet ikke troede muligt. I stedet for at opstille krav i et traditionelt byggeprogram, fik vi mulighed for i dialogen at pege på yderligere ønsker.

Det er meget vigtigt at være opmærksom på sammensætningen og udvælgelsen af dommerkomiteen. De rigtige dommere kan i dialogen skabe yderligere værdi til projektet i kraft af ikke bare deres faglighed og kreativitet, men også deres evne til dialogen og at fungere i det team, dommerkomiteen er.

Ved udvidelsen og renoveringen af Vadehavscentret gennemførte vi først udbud af udstillingsleverancen. Vinderen her blev så konsulent ved arkitektkonkurrencen om selve projektet. Efter prækvalifikation har brugere og udstillingsleverandør deltaget i dialogen med de fem udvalgte rådgiverteams. To teams fik herefter lov til at komme med et bearbejdet forslag. Igen har udbud over to omgange, samt det forhold, at brugere og udstillingsleverandør har været dybt involveret i dialogen, skabt værdi og igen et fantastisk resultat. Projektet er blevet bedre udført i detaljen, og er sandsynligvis også blevet billigere rent driftsmæssigt.

De forskellige mere utraditionelle udbudsformer har skabt værdi forstået på den måde, at de meget spændende projekter aldrig var opnået ved traditionelle arkitektkonkurrencer eller total entrepriseudbud. Det er muligt næsten at skræddersy udbudsformen til den konkrete opgave.

Men man skal selvfølgelig altid vurdere ved programfasen, om det konkrete projekt egner sig hertil.

Log ind for at kommentere

Forfatter(e)

direktør

Hans Kjær

Teknik & Miljø, Esbjerg Kommune

Faglige emner

Byg og Bolig›Kommunal bygherrefunktion›Anlægs - og Byggearbejder›Projektering

Ledelse, kompetence og organisation›Udlicitering›Øvrige

Teknik & Miljø

Høringer der mangler dine svare

Mine høringer

TEST høring som er ny