Artikel - Artikel 0

29. august 2023 - 12:31

Kontinuitets- og Beredskabsplanlægning i Bornholms Regionskommune

De sidste måneders debat og historier efterlader ingen tvivl. Verden er forandret de senere år. Vi befinder os i en hybridkrig, og som kommuner og offentlige myndigheder er det nødvendigt, at vi hiver vores beredskabsplaner op af skuffen og får set på dem med kritiske øjne.

Det har vi gjort i Bornholms Regionskommune. Som øsamfund i Østersøen er vores sårbarhed åbenlys. Og erfaringsmæssigt har vi været i kriser, vi selv har skullet kunne håndtere i en rum tid, inden vi har kunnet få hjælp fra det øvrige Danmark.

Sådan startede vi

Vi etablerede en lille beredskabsgruppe med stabschefen, en udviklingskonsulent, viceberedskabschefen og jeg. Vi aftalte møder hver 14. dag for at sikre fremdrift. I gruppen planlagde vi processen og fordelte opgaver, der skulle afklares og håndteres undervejs.

For at sikre ejerskabet i Chefgruppen, hvor kommunens 3 direktører samt 10 centerchefer sidder, havde vi i november og december desuden på hvert eneste chefgruppemøde nyt fra beredskabsområdet. Det sikrede en forståelse og et vist ejerskab til, at det er nødvendigt at opdatere vores kommunale beredskabsplan.

Opstartsworkshop

I januar holdt vi opstartsworkshop for Chefgruppen og af dem udpegede ledere og medarbejdere, der skulle bidrage til udarbejdelse af planen. Mads Bjerre fra Midtjysk Brand og Redning delte viden og erfaringer om beredskabsplanlægning i bl.a. Silkeborg og Viborg kommuner. Her har man anvendt en model for beredskabsplanlægning, hvor man i en komprimeret proces med et minimalt tidsforbrug sikrer et godt og gennemarbejdet produkt til glæde for medarbejderne, politikerne og de borgere, vi betjener og servicerer i hverdagen.

Risiko- og sårbarhedsanalyser i centrene

I februar og marts besøgte viceberedskabschefen og jeg alle 10 centre på 2 timers møder. Her leverede vi et oplæg om beredskabsplanlægning, krisestyring og målet/produktet, de skulle arbejde henimod. Vi fik alle til at bidrage til risiko- og sårbarhedsanalysen for eget center. De fik 10-15 min til at brainstorme for sig selv, notere på gule lapper, og så fulgte ellers snak og drøftelser om, hvordan de betragtede sandsynligheden for de udvalgte hændelser samt deres vurdering af i hvilket omfang, de selv ville kunne håndtere hændelsen, hvor længe og hvornår, og hvilken form for hjælp de ville få brug for. I denne drøftelse lå der også vurderinger af, om de kan forebygge hændelsen.

Hvad så vi?

Vi oplevede stort engagement og kreativitet. Og nogle kunne også tale med om egne erfaringer fra håndtering af krisesituationer som vinteren 2010, hvor Bornholm i julen fik flere meter sne, drikkevandsforurening, Covid-19, flygtninge fra Ukraine, phishing, tab af nøglemedarbejdere, højt sygefravær, det kontinuerlige pres fra lokale medier og shitstorms, der når som helst kan ramme os. Nedenfor er angivet de 5 topscorere fra risiko- og sårbarhedsvurderingerne.

De fem topscorere i risiko- og sårbarhedsvurderingerne hos samtlige centre er:

Forsyningssvigt (fx strøm, vand, varme, kommunikation, fødevarer, medicin, benzin/diesel, værnemidler, rengøringsmidler)
IT-nedbrud/cyberangreb
Uvarslede hændelser og store ulykker (fx brand, kemikalieudslip, bombetrusler, dødsfald, terror etc.)
Personale (vold, mobning, stort medarbejderfravær, omsorgssvigt etc.)
Shitstorm (fx omfattende negative borgerreaktioner, praksis etc.)

Hvilke ressourcer har vi tilrådighed i kriser?

Alle centre blev til ROS-analyserne bedt om at forholde sig til, hvilke kritiske funktioner de varetager, sårbarheden af funktionen, og hvor længe de kan klare sig selv uden hjælp, hvis den kritiske funktion er påvirket. Er det 1 time? 6 timer? Et døgn?

Som kommune varetager vi en lang række opgaver for vores borgere. Nogle er mere kritiske end andre. Nogle er altid kritiske og sårbare, andre er kritiske, men mest sårbare på udvalgte tidspunkter. Fx skal vi sikre, at vores borgere på botilbud og i ældreplejen får mad og medicin kontinuerligt. Vi skal også sikre, at borgerne kan få deres ydelser som kontakthjælp etc. til aftalt tidspunkt, ligesom vi skal være sikre på, at kommunens medarbejdere kan få udbetalt løn.

Andre funktioner som skoler leverer en ydelse, der ikke kan betragtes som en kritisk funktion om end til stor gene for børn og deres forældre, hvis vi ikke kan levere den. Ligesådan varetager en del sagsbehandlere funktioner, der heller ikke kan betragtes som kritiske, om end længere sagsbehandlingstid kan være meget generende.

Medarbejdere, der ikke varetager kritiske funktioner, vil altså kunne være til rådighed til at håndtere en krise – med de konsekvenser det selvfølgelig har for serviceniveauet på det område, de normalt varetager. Dette er illustreret i figur 2.

Beredskabsplanen består af en række delplaner:

Rammer for fortsat drift, der beskriver, hvordan vi arbejder med beredskabsplanlægning i kommunen
Plan for fortsat drift, der beskriver kommunens krisestyringssystem
Delplaner for de 10 centre, der beskriver det enkelte centers krisestyringsorganisation
Indsatsplaner, der beskriver, hvordan vi skal agere i en specifik hændelse
Actioncards, der angiver handlingsanvisninger, ved de hændelser, hvor det er nødvendigt meget præcist med en bestemt rækkefølge af handlinger, når en krise skal håndteres

Hvad sker der nu?

Planerne skal færdiggøres, og vi skal i gang med uddannelse og øvelser. Vi har etableret et beredskabsnetværk på tværs af kommunen, der skal understøtte Chefgruppen i beredskabsarbejdet. Vi har planlagt kursus i krisekommunikation i august, og vi har flere øvelser på tegnebrættet. Interessen og engagementet er stort – nu skal vi holde gnisten i live og sikre fokus fremadrettet.

Log ind for at kommentere

Forfatter(e)

Centerchef for Natur, Miljø og Fritid

Louise Lyng Bojesen - P003433

Bornholms Regionskommune - 2816

Bragt i

Teknik & Miljø - Juli/August 2023

Faglige emner

Ledelse, kompetence og organisation

Høringer der mangler dine svare

Mine høringer

TEST høring som er ny