Effektiv sagsbehandling med BYG&MILJØ

Selvbetjeningsløsningen BYG&MILJØ er nomineret til årets digitaliseringspris. I Gladsaxe Kommunes byggesagsafdeling har den medvirket til effektiviseringer på ti procent.

BYG&MILJØ (BOM) er en habil selvbetjeningsløsning for byggeansøgninger og visse miljøansøgninger. I Gladsaxe Kommune var vi med i udviklingen, der startede i 2009 med Digital Offentlig Byggesagsbehandling.

Digitale byggeansøgninger har løftet vores sagsbehandling til et helt andet niveau. I ”gamle dage” var omkring 70 pct. af ansøgningerne mangelfulde. Det gav lang sagsbehandling og utilfredse ”kunder”, fordi kommunikationen var træg. I dag er der stadig mangelfulde ansøgninger (20-30 pct.), men dokumenter, der bliver eftersendt, er nemme at holde styr på, og kommunikationen er entydig.

Det skyldes for det første, at der er indbygget en vejledning i BOM, og for det andet ligger kommunens tegningsarkiv nu på et weblager, som man også kan nå fra sin egen PC. Dermed har man ofte klaret første fase i en ny byggesag.

Danmark er sideløbende blevet almen digital. Der er ikke længere en digital angst, og det mærker vi i den kommunale forvaltning. Tidligere kom der hver dag 10-20 borgere på rådhuset med spørgsmål til deres ansøgning. Nu har vi højst ti om måneden.

BOM er en god løsning – så god, at den er indstillet til årets digitaliseringspris (kategori effektivisering).

Digital fremtid

Oprindelig skulle softwaren også omfatte et sagsbehandler-modul, så ansøgeren kunne ”følge sin sag”. Fx når den var i høring eller til politisk behandling. Det har vi stadig til gode. Til gengæld blev den tidlige byggesagsudgave udvidet med en miljødel, som nu bliver løbende udviklet i et samarbejde mellem styrelserne. I første fase er det dog kun få sagstyper inden for miljølovgivningen, der kan behandles – resten er planlagt inden udgangen af 2015. Yderligere vil Kulturstyrelsen gerne udvide med fx fredede og bevaringsværdige bygninger.

Vi har hørt, at de professionelle rådgivere er glade for BOMs vejledning – enkelte har endda droppet egne tjeklister. I Gladsaxe udviklede vi den digitale ”stempling” af tegninger, men inden længe overhaler de nye 3D værktøjer givetvis den lidt gammeldags tænkning. Bygnings Informations Modeller er i rivende udvikling, og disse værktøjer passer fint til BOM.

Der er ikke længere en digital angst, og det mærker vi i den kommunale forvaltning. Tidligere kom der hver dag 10-20 borgere på rådhuset med spørgsmål til deres ansøgning. Nu har vi højst ti om måneden.

Effektiviseringsgevinst på ti procent

KOMBIT, der stod for udviklingen, holdt en del landsdækkende møder før introduktionen sidste år. Der var en række forberedelser, som den enkelte kommune skulle gøre. De nødvendige integrationer kom dog alligevel bag på flere kommuner, der ikke fik det fulde udbytte lige fra starten. I Gladsaxe var vi klar, til gengæld viste der sig problemer ude hos brugerne. Typisk med digitalt login hos de professionelle og almindelige IT-problemer hos private. I starten glødede telefonerne, men nu er der næsten ingen, der ringer.

Sidst på året 2014 fik alle kommuner fuld integration til ESDH systemerne og dermed mulighed for autojournalisering og anden rationalisering. Man kan sige, at BOM udgjorde forudsætningen for digital sagsbehandling, men først med integrationen til de øvrige systemer kom den virkelige effektivisering. Kombinationen af autojournalisering, GIS og weblager med selvbetjeningsmodulet har fx givet en effektiviseringsgevinst på ti pct. i Gladsaxes byggesagsafdeling.

Nu har vi danmarks korteste sagsbehandlingstid og ”BOM” stærke medarbejdere.

Log ind for at kommentere

Forfatter(e)

Bygningsinspektør, Gladsaxe Kommune

Erik Scheldon

Faglige emner

Byg og Bolig

Digital forvaltning

Høringer der mangler dine svare

Mine høringer

TEST høring som er ny

Effektiv sagsbehandling med BYG&MILJØ

Digital fremtid

Effektiviseringsgevinst på ti procent

Forfatter(e)

Faglige emner

KTC

KTC Kredse

Samarbejdspartnere

Faggrupper