Stor tilfredshed med digitale jordflytninger

Aarhus Kommune og Aarhus Havn har med FlytJord.dk skabt en selvbetjeningsløsning, der letter den administrative arbejdsgang ved jordflytninger. Det digitale projekt er et år gammelt og blev for nyligt kåret som vinder af Digitaliseringsprisen 2015.

Aarhus Kommune giver med FlytJord. dk en løsning, der forenkler håndteringen af jordflytninger i forbindelse med eksempelvis større bygge- og anlægsarbejder. Brugerne af selvbetjeningen er transportører, sagsbehandlere, jordmodtagere og anmeldere, og de er nu alle sikret, at tunge bilagsmapper og opslag på flere hjemmesider er fortid. I stedet er alle nødvendige data nu tilgængelige i én samlet digital løsning, der har medført en mærkbar effektivisering af arbejdet for alle parter.

Effektiviseringen sker helt fra projekternes start og frem til den endelige fakturering. Via FlytJord.dk er det nemt at følge kommunikationen på den enkelte sag, og brugeren kan blandt andet tjekke, om en jordflytning er anmeldepligtig, ligesom han kan følge en sag og se, hvor meget jord, der er blevet transporteret på det givne tidspunkt.

I Aarhus Kommune har man modtaget mange positive tilkendegivelser af, at arbejdet med jordflytninger er blevet lettere og mere effektivt med FlytJord. dk. Flere anmeldere opfordrer også til, at systemet sælges til andre kommuner, for oplevelsen er, at Aarhus Kommune er blevet en nemmere samarbejdspartner, uden at der er blevet gået på kompromis med det detaljerede, administrative arbejde. Tværtimod har man nu en løsning, der sikrer både hurtig og grundig administration. I Aarhus ser man tilmed projektet som et led i at understøtte væksten i byen.

- Vi startede arbejdet på projektet FlytJord.dk i 2011 som et led i vores målrettede indsats for at forbedre servicen for borgerne og erhvervslivet og dermed understøtte væksten i Aarhus. Og vi er meget tilfredse med, hvordan det har formet sig, siger centerchef Claus Nickelsen, Center for Miljø og Energi.

Et år med gode erfaringer

FlytJord.dk gik i luften i foråret 2014 i både Aarhus Kommune og ved jordtippen på Aarhus Havn, og det første års brug har bragt gode erfaringer med sig. I udarbejdelsen af selvbetjeningen blev repræsentanter for de forskellige partnere inddraget, og det sikrede en unik, helhedsorienteret løsning. Ingeniørvirksomheden NIRAS har stået for udviklingen af systemet og er desuden ansvarlig for driften i de første fire år.

- Den tidligere inddragelse af repræsentanter for de forskellige brugertyper samt et frugtbart samarbejde med Aarhus Havn og NIRAS er måske den væsentligste årsag til, at vi er kommet i mål med et så velfungerende system. Og vi ved, at det fungerer. For siden FlytJord gik i luften, er der behandlet 3.500 jordanmeldelser og leveret mere end 32.000 vognlæs til Aarhus Havn. Vi har flere end 450 brugere, og i de første 11 måneder har systemet fungeret i mere end 99 pct. af tiden, fastslår Kristian Lei Kaltoft, der er Aarhus Kommunes projektleder på FlytJord.dk.

Foruden Aarhus Kommune bruges systemet nu også i Syddjurs Kommune, hvor der også er stor tilfredshed at spore.

- For os er systemet først og fremmest tidsbesparende. Processen var før langsommere, fordi anmelder først skulle anmelde jordflytningen i et skema og sende det til os. Derefter udfyldte vi vores del og underskrev, scannede anmeldelsen ind og tilbagesendte den til anmelder. Med FlytJord.dk foregår hele processen elektronisk, og det er nu meget mere systematiseret og glidende. Vi er meget tilfredse med systemet, og det indtryk får jeg også fra blandt andet entreprenører, som bruger FlytJord. dk i det daglige, siger Helle Munch Sørensen, der er miljøsagsbehandler i Syddjurs Kommune.

Ambitionen for projektet er at få så mange kommuner og jordmodtagere som muligt med, så de i fællesskab kan udnytte digitaliseringens muligheder for at spare tid, penge og samtidig opnå bedre service. Også vognmandsfirmaet Johs. Sørensen & Sønner Århus A/S anvender systemet med stor glæde.

- Der er jo flere gevinster ved FlytJord.dk, blandt andet effektiviseringen og den øgede driftssikkerhed. Systemet giver mulighed for at anmelde på alle tider af døgnet, følge kommunikationen i en sag og se, hvor meget jord der er blevet kørt. Før måtte vi printe alle papirer og sætte dem i alfabetisk orden i mapper. Nu er det hele samlet i en kasse, og vi kan klare det hele med få klik, siger Thorbjørn Sørensen, der er direktør i Johs. Sørensen & Sønner Århus A/S.

Prisvindende offentlig digitalisering

FlytJord.dk blev i marts kåret som årets vinder af Digitaliseringsprisens Effektiviseringspris 2015. Prisen sætter hvert år fokus på succesfulde og værdiskabende digitaliseringsinitiativer i den offentlige sektor, og ved at præmiere projekter belønner prisen de foregangseksempler, der gavner samfund og borgere og kan skabe inspiration til nye initiativer.

- Vi er meget stolte over at have vundet Digitaliseringsprisen 2015 med vores projekt. Vi var i en pulje med andre meget gode initiativer, så det er en hæder, der virkelig betyder noget for os. Jeg håber, at mange flere kommuner og jordmodtagere vil tage FlytJord.dk i brug. Gør kommunerne det, vil de blive medejere af systemet, og det sikrer dem indflydelse i et offentligt digitaliseringssystem med meget stort potentiale for samarbejde og effektivisering, siger Kristian Lei Kaltoft.

FlytJord.dk, der både kan tilgås fra web og med app til smartphone og tablet, fik rosende ord med på vejen fra Digitaliseringsprisens dommerkomité. I begrundelsen for tildelingen af prisen lød det blandt andet, at FlytJord.dk med sin helhedsorienterede tilgang formår at skabe tydelig sammenhæng på et område, der ofte er associeret med bureaukrati og ikke nødvendigvis den store sammenhæng.

Fakta

• På forsiden af www.FlytJord.dk kan alle via en præsentationsvideo se hvor nemt det er, at hente de nødvendige data og holde overblik over et givent projekt.

Log ind for at kommentere

Forfatter(e)

Hanne Kirstine Øster

Aarhus kommune

Faglige emner

Byg og Bolig

Klima, energi og ressourcer

Høringer der mangler dine svare

Mine høringer

TEST høring som er ny

Stor tilfredshed med digitale jordflytninger

Et år med gode erfaringer

Prisvindende offentlig digitalisering

Fakta

Forfatter(e)

Faglige emner

KTC

KTC Kredse

Samarbejdspartnere

Faggrupper