Få styr på møder og temadage - på ktc.dk

KTC sekretariatet påbegynder en lille artikelserie, med tips, tricks og gode råd til, hvordan foreningens kredse, faggrupper og andre netværk, nemmere kan forvalte medlemmer, via de indbyggede funktioner på ktc.dk. Denne første artikel, giver dig overblik over, hvordan du kan bruge "Arrangementer" i dit KTC Netværk.

I denne artikel, får du tips og tricks til, hvordan du anvender "arrangementer" i dit KTC netværk - og hvordan du nemt kan administrere dagsorden, deltagere og lister til dine møder på ktc.dk.

Hvorfor er det smart at bruge KTC.dk til arrangementer?

Da KTC Sekretariatet sørger for at melde KTC medlemmer ind- og ud af diverse foreningsnetværk (herunder kredsnetværk) og samtidigt periodisk gennemgår medlemsregisteret og opdaterer stamdata, vil der være en stor sandsynlighed for, at de fleste kontaktinformationer, vil være opdaterede og korrekte.

"Almindelige brugere" på ktc.dk opdaterer og vedligeholder desuden også selv sine informationer, så chancen for at også disse er korrekte, er større, end hvis du vedligeholder dine netværksoplysninger "derhjemme" i excel, eller outlook.

Notifikationer om nyt i netværk

Medlemmer af KTC, får automatisk notifikation pr. e-mail, når der oprettes nyt indhold i de netværk de er med i, så når man f.eks. laver et arrangement i et kredsnetværk, får alle medlemmer altså automatisk besked - direkte i deres mailboks. Derfor behøver man ikke rundsende e-mails manuelt - og man behøver ikke håndtere mailkartotek, kontaktpersoner, grupper eller lignende.

Det hele sker automatisk fra ktc.dk og KTC medlemsregister.

At oprette et arrangement på ktc.dk

Det er nemt at oprette et arrangement på ktc.dk - det kan gøres enten fra dit digitale netværk, eller direkte fra forsiden af ktc.dk

Det er nemt at oprettet et arrangement på ktc.dk

Indtast stamdata - gem kladde

Der er en række felter som skal udfyldes på dit arrangement, så deltagere nemt kan se tid- og sted, samt evt. pris. Du kan arbejde med dit arrangement løbende som kladde, lige så længe du ønsker. Brug knappen "gem kladde". Når du er klar til at udgive arrangementet, klikker du på "udgiv" - og når det sker, afsendes der automatisk en notifikation til alle medlemmer af netværket.

Ønsker du at dit arrangement skal kunne ses af alle, kan du sætte arrangementet til at være "offentligt" og dermed er tilmelding tilladt for alle registrerede brugere på ktc.dk

Alle nødvendige informationer er samlet på arrangementet

Notifikationer og deltagerlister

Når du udgiver dit arrangement, udsendes der automatisk notifikationer til alle medlemmer af netværket, med både titel, type og direkte link til dit arrangement. Når deltagerne tilemelder sig, bliver de automatisk sat på deltagerlisten med navn, billede og kontaktinformationer, så du har det komplette overblik.

Man kan løbende tilføje ny dagsorden, bilag mm. og deltagerne har let ved at kommentere din dagsorden.

Når mødet er afholdt, kan man nemt skrive referatet ind på arrangementet, eller vedhæfte som bilag på arrangementet. Dermed er alt samlet eet sted, til gavn for eksisterende og kommende medlemmer af netværket.

"Alle informationer om dit møde, er samlet eet sted - og det er nemt at se deltagerliste, dagsorden, referat, kommentarer mm. "

Andre tips og tricks til dit KTC Netværk

- du kan hente en komplet medlemsliste over medlemmer i dit netværk, som excel. Klik på knappen "medlemsliste" (en liste åbner). Klik på "XLS" knappen nederst i listen - og gem på din pc.

- du kan gemme alle arrangementer i din egen kalender. Klik på knappen "Tilføj til kalender" (vælg f.eks. "outlook") og svar "ja" når du bliver bedt om at gemme i din kalender.

- du kan nemt rundsende et link til dine arrangementer. Marker linket i din browser, når du står på arrangementet - og kopier ind i din kalender, eller rundsend den pr. e-mail, sms, eller messenger.

- du kan nemt drive netværk, ved at oprette diskussioner, dokumenter, afstemninger mm. i dine digitale KTC Netværk. Kontakt Jesper Hedegaard (jh@ktc.dk / 2555 2828), for vejledning og evt. starthjælp.