KTC Faggruppehåndbog

"Her i faggruppehåndbogen finder du alt, hvad der er at vide om dine forpligtelser som medlem af en KTC Faggruppe. Dette gælder, hvad enten du er formand, høringstovholder, sekretær eller særligt udpeget."

Jesper Villumsen, Sekretariatschef, KTC

Håndbogens formål

Med Faggruppehåndbogen ønsker KTC Bestyrelsen at bakke op om faggrupperne ved at tydeliggøre opgaver og forventninger samt sætte fokus på de to vigtigste arbejdsområder: Drift (at afgive høringsbidrag) og Udvikling (at sætte en aktiv dagsorden på faggruppens område).

Faggruppeformænd

Faggruppeformænd er centrale for KTC. Faggruppehåndbogen giver mandat og redskab til at løfte opgaven og tydeliggør forventninger over for faggruppemedlemmerne.

Faggruppemedlemmer

Faggruppemedlemmer er vigtige for KTC. Faggruppehåndbogen er et redskab til at overskue opgaven og kende de forventninger, KTC og faggruppeformanden har til et faggruppemedlems indsats.

Formål

Faggrupperne har to primære formål:

1. Drift

Faggruppen skal med sin faglige ekspertviden inden for det specifikke område vurdere lovforslag, bekendtgørelsesudkast og andre sager, der bliver sendt i høring fra bl.a. ministerier, styrelser og KL.

KTC indgår som samarbejdspartner og underleverandør til KL, der afgiver de officielle høringssvar på kommunernes vegne. De kommunale synspunkter får kun vægt i lovgivningsarbejdet gennem sikker levering, solide argumenter underbygget af konkrete eksempler og økonomiske konsekvensvurderinger.

2. Udvikling

Faggruppen skal benytte sin faglige ekspertviden inden for det specifikke område til at sætte udfordringerne på det faglige felt til debat. KTC ønsker at sætte en aktiv dagsorden, tale klart og frit om udfordringerne og være med til at præge den kommunaltekniske sektors udvikling (se KTC’s vedtægter). Ofte er det faglig og politisk debat om gældende lovgivning og administration på faggruppens område, som faggruppen forholder sig til.

Faggruppen skal på KTC’s vegne udforme forslag til løsninger og sætte disse forslag på dagsordenen over for kommuner, politikere, ministerier og styrelser, samt hvor det er relevant gennem pressen.

En aktuel dagsorden sættes ofte i tæt samarbejde med KL; og altid med orientering af KL. Der skal til enhver tid være et tæt samspil mellem KTC Faggrupperne og KL.

Organisering af indflydelsesarbejdet

3. Driftsrollen: Afgivelse af høringsbidrag

KL indgår på linje med andre interessenter i den danske model med partsinddragelse. På samme vis afgiver erhvervsorganisationer, fagbevægelsen og andre interesseorganisationer høringssvar. Det kan være svært at se effekten af et enkelt høringssvar, men ethvert svar er vigtigt. Det er afgørende for kommunernes indflydelse og respekten for det kommunale selvstyre, at KL leverer høringssvar, hver gang det vurderes fagligt relevant.

Faggruppen afgiver høringsbidrag, som danner grundlag for KL’s endelige høringssvar. KL er afhængig af, at faggruppen leverer bidrag, så der er grundlag for at afgive et svar på kommunernes vegne. Når KTC er inddraget så tæt i høringsarbejdet, giver det de tekniske chefer og medarbejdere en unik mulighed for at påvirke, men også et absolut ansvar for at levere hver gang.

Høringsprocessen er ofte meget kort. Der gives generelt kortere og kortere høringsfrister fra ministerier og styrelser, fordi lovgiverne presser lovgivningsprocessen mere og mere sammen. Derfor er tidspres et vilkår, faggrupperne (såvel som alle andre parter) må leve med.

Høringsbidrag bygger på, at alle faggruppemedlemmer, der har relevant viden, engagerer sig i spørgsmålet og bidrager med svar. Faggruppens samlede svar skal have generel og overordnet karakter for alle kommuner, men de enkelte faggruppemedlemmers bidrag må meget gerne krydres med konkrete eksempler fra faggruppemedlemmets hverdag. Det har stor værdi for KL at kunne fremdrage eksempler i politiske forhandlinger, så derfor er lokale eksempler meget velkomne.

Det er nødvendigt for KL at få økonomiske vurderinger og eksempler på økonomiske konsekvenser af et lovforslag fra faggruppen, da dette styrker KL’s forhandlingsgrundlag. Desuden har det stor værdi, at KTC er med til at anvise en løsning, når KTC ser et problem i den konkrete høring.

KL offentliggør alle sine høringssvar på KL’s hjemmeside. Desuden indføjer KL bemærkninger om KTC’s høringsbidrag i dagsordner til TKU (TeknikerKontaktUdvalget – KTC Bestyrelsen og direktørerne fra Aalborg, Aarhus, Odense og København) samt KL’s Teknik og Miljø-udvalg. Men offentligt kan man ikke se KTC’s høringsbidrag.

4. Udviklingsrollen: Sætte en faglig dagsorden

Faggruppen kan tage initiativer i forhold til udfordringer og vigtige problemstillinger inden for faggruppens område, som fremgår af faggruppens formål (se side 2). Faggruppen skal sikre, at væsentlige emner inden for faggruppens område bliver rejst og debatteret.

Kommunerne presses i stigende grad af detailregulering af kommunale opgaver. Det sker, uden lovgiverne har kendskab til de praktiske konsekvenser. Derfor ønsker KTC, at faggrupperne tager initiativ til at rejse sager og udvikle forslag, som kan påvirke lovgiverne, inden ny lovgivning bliver en realitet og har fastlagt administrative reguleringer, der er uhensigtsmæssige eller er umulige at administrere efter.

Det er væsentligt at bringe gode kommunale forslag frem, enten via KL’s politiske kontakter, ministerier, styrelser og politikere eller i pressen, så kommunernes synspunkter bliver hørt.

5. Faggruppeformandens kompetence

Faggruppen tager selv initiativ til aktiviteter inden for deres fagområde, og faggruppeformanden fremfører faggruppens synspunkter på vegne af KTC. Faggruppeformanden kan udtale sig til pressen på KTC’s vegne i forhold, der hører ind under faggruppens fagområde.

Det er faggruppeformanden, der på KTC’s vegne godkender høringsbidrag, debatindlæg mv. på baggrund af dialog med gruppens medlemmer. Det omfatter f.eks. også udarbejdelse af debatoplæg, som bidrager til at synliggøre KTC’s synspunkter.

Faggruppens høringsbidrag og de dagordenssættende indlæg skal ligge inden for KTC’s foreningsgrundlag og have en kommunal ledelsesmæssig vurdering. KTC’s synspunkter afstemmes gennem faggruppen, og referencebestyrelsesmedlemmet orienteres om væsentlige synspunkter.

I tvivlstilfælde drøfter faggruppeformanden sagen med referencebestyrelsesmedlemmet eller med KTC’s formand, ligesom der så vidt muligt søges koordinering med KL.

6. Samspillet mellem KTC Faggrupper og KTC Bestyrelsen: Referencebestyrelsesmedlem

Til hver faggruppe er tilknyttet et referencebestyrelsesmedlem i KTC Bestyrelsen.

Referencebestyrelsesmedlemmet skal have tæt kontakt med faggruppeformanden på det pågældende område og holde sig orienteret om faggruppens arbejde og udvikling.

Referencebestyrelsesmedlemmer skal sikre, at vigtige faglige sager bliver sat på dagsorden i KTC Bestyrelsen og TKU. Faggruppeformanden har ansvaret for, at vigtige sager bliver bragt videre til KTC Bestyrelsen og kan bede KTC rejse sagen i KL/TKU. Det kan ske via reference-bestyrelsesmedlemmet eller ved at kontakte KTC Sekretariatet om den pågældende sag.

Faggruppeformanden skal sikre, at referencebestyrelsesmedlemmet orienteres om væsentlige høringsbidrag. Referencebestyrelsesmedlemmet skal sikre, at faggruppeformandens kommentarer inddrages i behandling af dagsordenssatte TKU-sager på faggruppens område.

7. Samspillet mellem KL, KTC og faggrupperne

KL gennemfører alle høringer på Teknik og Miljø-området igennem KTC Portalens høringsmodul, se pkt. 19.

Faggruppeformanden skal have et løbende samarbejde med KL’s faglige konsulenter på området. Sager kan drøftes og rejses via det løbende samarbejde, via faggruppemøder, som KL’s konsulenter så vidt muligt deltager i, via KL’s koordinerende udvalg TeknikerKontaktUdvalget (TKU), samt ved inddragelse i KL’s dialog med ministerier og styrelser.

KTC Bestyrelse er med i TKU, som bidrager til forberedelsesarbejdet for KL’s Teknik og Miljø-udvalg samt drøfter strategiske spørgsmål på det tekniske område. Faggruppeformanden deltager i relevante temadrøftelser i TKU for at sikre sammenhæng mellem faggruppearbejdet og KL’s videre behandlingsarbejde.

8. KTC’s kommunikation

Faggrupperne indgår som faste leverandører til magasinet Teknik & Miljø.

KTC Sekretariatet eller KTC’s redaktør holdes orienteret om debataktiviteter for at kunne formidle faglige nyheder. Teknik & Miljø vil ofte være udgangspunkt for offentliggørelse af faggruppernes synspunkter og debatter. Faggrupperne kan offentliggøre materiale på www.ktc.dk ved at fremsende materialet til Sekretariatet.

"Din faggruppeformand står til rådighed ved eventuelle spørgsmål, som Faggruppehåndbogen ikke giver svar på"

Jesper Villumsen, Sekretariatschef, KTC

Organisering af faggruppearbejdet

9. Formanden

Faggruppeformanden er en faglig, ledelsesmæssig og fagpolitisk stærk person, som kan sikre en effektiv organisering af faggruppearbejdet, og at KTC’s interesser på fagområdet varetages via aktive bidrag til det arbejde, som sætter dagsordenen.

Faggruppeformanden skal stille ressourcer til rådighed i sin forvaltning som assistent til det praktiske administrative faggruppearbejde. Faggruppeformænd udpeges for en toårig periode og kan max. udpeges tre gange i sammenhæng = maksimalt 6 år.

9.a Årlig konstituering af faggruppeformænd

Proceduren omkring formandsudpegning forløber som følger:

Faggruppernes resultater og virke drøftes mellem KTC Bestyrelsen og alle faggruppeformænd på den årlige faggruppekonference i januar.

Referencebestyrelsesmedlemmerne tager en dialog med deres respektive faggruppeformænd om opgaven, hvis der er problemer og manglende fremdrift i faggruppens arbejde. Er der ikke interesse, tid eller overskud til at løfte faggruppearbejdet, iværksættes et formandsskifte.

Faggruppeformænd på valg konstitueres for de kommende to år sammen med meddelelse om bestyrelsens konstituering efter KTC’s generalforsamling hvert år i september, oktober eller november måned.

9.b Udskiftning af faggruppeformænd

Kommende udskiftninger drøftes med de siddende faggruppeformænd på den årlige faggruppekonference i januar. Referencebestyrelsesmedlemmet drøfter efter bestyrelsesmødet i april med deres respektive faggruppeformand, om der er basis for en toårig fornyelse, hvis de første to år er gået.

Hvis der skal findes ny faggruppeformand, offentliggøres dette overfor KTC’s medlemskreds senest i juni måned, og interesserede kandidater opfordres til at henvende sig personligt til det relevante referencebestyrelsesmedlem eller KTC’s formand. Bestyrelsen beslutter indstilling af ny faggruppeformand på bestyrelsesmødet ultimo august. Endelig valg af nye faggruppeformænd træffes ved bestyrelsens konstituering efter generalforsamlingen. Overdragelse fra gammel til ny formand skal være tilendebragt senest ved efterfølgende faggruppekonference i januar.

Det bemærkes, at for faggrupperne for Planlægning og Byggelov, hvor der er indgået særlige aftaler med associerede foreninger, foretages formandsskifte af de pågældende foreninger.

10. Faggruppernes sammensætning og valgperiode

En faggruppe består som udgangspunkt, udover formanden, af seks medlemmer udpeget med én fra hver kreds, dog udpeger KTC to medlemmer fra kreds 1, Hovedstaden.

De associerede foreninger udpeger ét medlem til hver af de relevante faggrupper for den pågældende forening. Bestyrelsen kan udpege ekstra medlemmer til faggruppen for to år ad gangen.

11. Faglig kompetence

Faggruppeformanden tilrettelægger arbejdsform mv. for faggruppen og holder faggruppens medlemmer informeret om udviklingen i faggruppen. Faggruppeformanden skal sikre, at nye faggruppemedlemmer instrueres i faggruppens opgaver og forstår faggruppens formål.

Det er faggruppeformanden, der ”sikrer holdet” og har ansvar for, at holdet svarer til behovene i faggruppearbejdet. Faggruppeformanden skal sikre, at faggruppen samlet set har den nødvendige kompetence og faglige indsigt til at matche sine opgaver og et aktivitetsniveau, der sikrer at faggruppen kan levere høringsbidrag mv.

Hvis det viser sig, at faggruppen mangler en bestemt kompetence, er det faggruppeformanden, der skal sikre sig, at de nødvendige kompetencer tilvejebringes. Det kan ske ved at rette henvendelse til KTC Bestyrelsen om indstilling af en specialist til faggruppen, eller ved at drøfte udskiftning af faggruppens kredsrepræsentanter med faggruppen og kredsene, eller ved at inddrage faglige specialister i underfaggrupper.

Der vil hele tiden ske udvikling inden for fagområdet. Faggruppeformanden kan inddrage KTC Sekretariatet, referencebestyrelsesmedlemmet eller kredsformanden i sine overvejelser.

12. Faggrupperepræsentanternes rolle

Kredsudpegede faggrupperepræsentanter er drivkraften i faggruppens strategiske arbejde. De indgår som aktive medvirkende i formuleringen af faggruppens synspunkter. De varetager desuden en vigtig rolle med at sikre netværk og dialog med baglandet i deres respektive kreds.

Faggruppeformanden skal sikre sig, at de kredsudpegede faggruppemedlemmer har kontakt til baglandet i deres kredse. Det er vigtigt for de kredsudpegede at danne netværk til alle kommuner i kredsen, eller sikre kontakt til etablerede faglige netværk, hvis sådanne findes i kredsen. Det sikrer faggruppens bagland og relation til KTC Medlemmerne. Det forventes, at hver kredsrepræsentant har et e-mailnetværk til de relevante fagpersoner i alle kredsens kommuner, så spørgsmål hurtigt kan kommunikeres ud over hele landet. Kredsens faggrupperepræsentant deltager i kredsmøder og kan samarbejde med kredsbestyrelsen om at gennemføre faglige arrangementer eller faglige temaer på kredsmøder.

KTC’s høringsbidrag afgives med en ledelsesfaglig vurdering og på vegne af kommunerne. Svarene afgives i en form, så de er anvendelige i en bred kreds og kan tale på vegne af alle kommuner. Formuleringen skal meget gerne indeholde såvel en administrativ som en økonomisk konsekvensvurdering af forslaget.

13. Underfaggrupper: Sammensætning og opgaver

Faggruppeformanden kan etablere underfaggrupper (arbejdsgrupper) for at lette dækningen af faggruppens ansvarsområde og udvide antallet af specialister, der er involveret i faggruppens arbejde. Der er ikke nogen fastlagt struktur for underfaggrupper, og antallet af underfaggrupper må afpasses bredden i faggruppens arbejdsfelt. Formålet er at sikre, at der kan afgives høringsbidrag hver gang.

Medlemmer til underfaggrupperne udpeges af faggruppen og fungerer som et løst koblet netværk baseret på faglig interesse og engagement. Alle underfaggruppemedlemmer skal være aktive, ellers afmeldes de af underfaggruppen. Det er ikke et netværk blot for at holde sig orienteret.

Underfaggrupper indgår i høringsopgaver og kan inddrages i den dagordenssættende rolle i samarbejde med faggruppens formand. Det er vigtigt, at underfaggruppemedlemmer orienteres om spillereglerne for faggruppemedlemmer.

14. Underfaggruppeformandens rolle

Underfaggruppens formand refererer til faggruppeformanden.

Underfaggruppeformanden tilrettelægger arbejdsform mv. for gruppen og har ansvar for underfaggruppens faglige sammensætning, kan skifte medlemmer ud osv. som ovenfor beskrevet under faggruppeformandens rolle. Underfaggruppeformanden skal også instruere nye medlemmer i opgaven som beskrevet under faggruppeformandens rolle.

15. Associerede foreningers repræsentation i faggrupperne

KTC har indgået associeringsaftale med en række foreninger på det (kommunal-)tekniske område. Associerede foreninger har mulighed for at udpege et medlem til de relevante faggrupper og kan medvirke til at bemande underfaggrupper, da de associerede foreninger ofte har et tæt netværk af fagspecialister. To områder har særaftaler med associerede foreninger.

DABYFO Forum for danske bygningsmyndigheder

PN Park- og Naturforvaltere

KVF Kommunal Vejteknisk Forening

DP Danske Planchefer

KEF Kommunal Drift og Service

EnviNa Foreningen for natur- og miljømedarbejdere i det offentlige

16. Samarbejde mellem KTC og de associerede foreninger

KTC har en bred medlemskreds af fagchefer og repræsenterer det faglige cheflag i kommunerne. Men en del netværksarbejde finder sted i de associerede foreninger, som dog har meget forskellig aktivitet.

KTC ønsker at styrke samarbejdet imellem faggrupperne, hvor fagligheden repræsenteres stærkest i KTC, og de associerede foreninger, så der i fællesskab kan udvikles stærke faglige netværk over hele landet. KTC vil medvirke til at sprede viden og læring på tværs af kommunegrænser og over hele landet. Derfor samarbejder KTC også med associerede foreninger om konferencer mv.

Spilleregler for faggruppernes arbejde

17. Engagement

Faggruppemedlemmer skal være:

- engagerede og indgå aktivt i faggruppens arbejde.

- bevidste om, at svar afgives på alle kommuners vegne, men må gerne bidrage med eksempler fra egen hverdag/hjemkommune.

- bevidste om, at høringsbidrag afgives med en ledelsesfaglig vinkel.

Faggruppeformanden skal sikre, at alle faggruppens medlemmer bidrager aktivt til faggruppens arbejde. Håndbogen opstiller klare forventninger, så der ikke er tvivl om, hvor formanden forventer bidrag fra medlemmerne. Det er vigtigt, at formanden kender faggruppens kompetencer og baggrund, så opgaver og spørgsmål kan rettes direkte til den mest relevante person.

Det er faggruppeformandens opgave at instruere nye faggruppemedlemmer i opgaven.

Det er vigtigt, at formanden giver tæt information til faggruppens medlemmer om aktiviteter og viden, der kommer til formandens kendskab, så faggruppen oplever værdi af det arbejde, faggruppen leverer.

Er der for lidt engagement fra et faggruppemedlems side har formanden kompetence til at drøfte udskiftning af personen med kredsen. Man kan ikke være medlem af en faggruppe for at holde sig orienteret.

18. Svar og svarfrister i høringer

Faggruppemedlemmer er forpligtet til at give svar inden for den afsatte høringsfrist. I høringsarbejdet er det centralt, at alle faggruppemedlemmer bidrager aktivt med svar.

Hvis det ikke er muligt, skal medlemmet straks efter modtagelsen af høringen tilkendegive, at man ikke har noget at bidrage med. ”Svarer ikke” skal afgives hurtigt, så andre kan se, de skal bidrage. Derved sikres faggruppeformand/tovholder overblik over, om faggruppen har noget at bidrage med, og kan sikre, at der kan afgives et relevant høringsbidrag.

19. Høringsmodulet

Høring af lovforslag mv. er en hjørnesten i faggruppearbejdet. KTC har valgt at organisere høringsarbejdet i KTC Portalens høringsmodul.

Modulet sikrer en entydig procedure for høringer og afløser løse mailhøringer, som ofte gav store komplikationer med at overskue høringssvar og -bidrag og gjorde det svært at sammenskrive et godt, samlet høringsbidrag med fornuftig anvendelse af de afgivne høringsbidrag.

Med høringsmodulet har KTC et unikt redskab til at overskue bidrag, samle relevante elementer i et fælles dokument og arkivere alle afgivne svar, så der er fuldt overblik over arbejdet i høringsprocessen.

19.a Høringsprocedure

1. KL opretter høringen i høringsmodulet på KTC Portalen, hvor bilagsmateriale mv. uploades.

2. ”Høringsadministrator” (faggruppeformand eller underfaggruppeformand) modtager mail fra høringsmodulet om ny høring.

3. Høringsadministrator fastsætter svarfrist for medlemmerne og aktiverer høringen.

4. Medlemmerne modtager en mail fra KTC Portalen med link til den nye høring.

5. Medlemmerne afgiver deres bemærkninger og kommentarer (hvis der ikke svares, sender høringsmodulet rykkere, når fristen nærmer sig).

6. Høringsadministrator sammenskriver oplæg til et samlet høringsbidrag.

7. Faggruppeformanden godkender høringsbidrag og afgiver det til KL. I sager, hvor to faggrupper høres i samme sag, aftaler faggruppeformændene indbyrdes, hvem der godkender det endelige høringsbidrag.

8. KL skriver det officielle høringssvar og uploader samtidigt dette svar under den relevante høring, så faggruppemedlemmerne kan se KL’s officielle høringssvar.

20. Håndtering af høringsmateriale

Faggruppemedlemmer skal sikre, at informationer og dokumenter, der kommer til faggruppens behandling, behandles fortroligt og ikke misbruges.

Det betyder, at skriftligt materiale skal holdes inden for det kommunale felt og informationer ikke må anvendes til handlinger, der kan forstyrre kommunernes samlede hørings- og indflydelsesarbejde. Faggruppemedlemmer må gerne drøfte høringssager med relevante kolleger og andre relevante samarbejdsparter inden for og uden for det kommunale felt; men man skal overveje nøje, hvem man sender dokumenter videre til.

"Faggruppemedlemmer skal være engagerede og indgå aktivt i faggruppens arbejde"

KTC Faggruppehåndbogen

21. Ledelsesfaglig vurdering

KTC’s høringsbidrag afgives med en ledelsesfaglig vurdering og på vegne af kommunerne.

Svarene afgives i en form, så de er anvendelige i en bred kreds og kan tale på vegne af alle kommuner. Formuleringen skal meget gerne indeholde såvel en administrativ som en økonomisk konsekvensvurdering af forslaget.

22. Videnopsamling og videndeling

I faggruppen opsamles der store mængder af viden.

Faggruppeformanden medvirker til, at den viden kommer til faggruppemedlemmernes og kommunernes kendskab primært gennem magasinet Teknik & Miljø og KTC Portalen. Herudover aflægger faggruppeformanden årsrapport for faggruppens arbejde til KTC’s årsberetning.

KTC Portalens NETVÆRK tilbyder rammer for faggruppens netværksarbejde og interne dialog.

Økonomi

23. Administration af faggruppernes økonomi

Faggruppemedlemmers hjemkommuner betaler omkostninger, f.eks. transport i forbindelse med den enkelte repræsentants deltagelse i faggruppearbejdet.

KTC afholder en årlig konference for alle faggruppemedlemmer, hvor der kan arrangeres et faggruppemøde. KTC stiller desuden mødefaciliteter til rådighed for faggruppemøder på kontorets adresse i Skanderborg.

KL tilbyder, at alle faggrupper én gang årligt kan afholde et faggruppemøde i KL-huset i København, hvor KL er vært.

Udgifter til øvrige faggruppemøder kan afholdes af KTC efter forudgående aftale med Sekretariatet. Faggrupper kan afholde særlige omkostningskrævende aktiviteter, som kan finansieres af KTC. Det er en forudsætning, at sådanne aktiviteter er aftalt med Sekretariatet før aktivitetens afholdelse. Faggrupperne kan også gennemføre faglige møder og konferencer med mødegebyr, som kan administreres af Sekretariatet. Faggruppeformanden kan ikke forpligte KTC økonomisk.