Artikel - Artikel 0

20. marts 2015 - 8:00

Svendborg udliciterer entreprenørgård

Millionbesparelser på park- og vejområdet

Serviceniveauet er det samme som før, prisen er ti procent lavere, og det går godt. Det er virkeligheden for Svendborg Kommune, der i 2012 valgte at udlicitere Park&vej-området.

Den 1. maj 2012 overtog HedeDanmark drift og vedligeholdelse af alle de offentlige veje, stier, grønne områder, idrætsanlæg, vandløbsvedligeholdelse og vintertjeneste i Svendborg Kommune. Kort sagt alle de opgaver, som entreprenørgården tidligere udførte.

HedeDanmark vandt opgaverne ved et udbud og stod over for en kontraktsum på ca. 20 mio. kr. årligt, hvilket betød, at Svendborg Kommune opnåede en besparelse på omkring to millioner kroner ved at få løst de samme serviceopgaver.

Samarbejdet med HedeDanmark og Svendborg Kommune har nu kørt i knap tre år. Og hvordan går det så?

- Her går det godt, siger Kim Jensen, kontraktansvarlig i Trafik og Infrastruktur, Svendborg Kommune.

- Vi får løst de samme opgaver som tidligere til færre penge. Det giver mig et råderum til ekstraopgaver, og HedeDanmark er fleksibel til akutopgaver, fortsætter han.

Dialogværktøj til borgerne

Som en del af udbuddet beskrev og prissatte NIRAS alle driftsopgaver i udbudsmaterialet. Standardopgaverne blev altså synliggjort – dels hvor opgaverne udføres, dels hvor tit, og hvad der udføres. Den nye viden har vist sig at være nyttig andre steder end i forbindelse med udbuddet:

- Vi har et dialogværktøj i forhold til de borgere, der spørger om eller er utilfredse med, hvordan HedeDanmark udfører en opgave. Vi kan helt nøjagtig forklare, hvilket serviceniveau de kan forvente. Ved at synliggøre økonomien har vi også et økonomisk argument, siger Kim Jensen.

Svendborg Kommune har efterhånden også fået ryddet op i gamle aftaler, hvor borgerne tidligere fik udført vedligeholdelse, som de måske ikke var berettigede til. Med de beskrevne driftsopgaver og med kortmateriale, der understøtter vedligeholdelsen, kan kommunen nu langt nemmere argumentere for, om en driftsopgave skal udføres eller ej.

Akutopgaver løses hurtigt

Et af de punkter, man altid fremhæver som en ulempe, når man taler om at konkurrenceudsætte driftsopgaver, er, at en ekstern entreprenør ikke kan løse små opgaver her og nu som kommunens folk.

- Det passer ikke. Vi oplever, at opgaverne løses lige så hurtigt - og endda nogle gange hurtigere end tidligere, siger Kim Jensen og fortsætter:

- Samtidig kan vi se, hvad disse små opgaver, som fx at fjerne en gammel knallert i et buskads eller at fjerne en itusprængt affaldskurv og sætte en ny op, koster.

Det skyldes, at HedeDanmark forstår den kommunale virkelighed.

- Vores medarbejdere ved, at det er vigtigt, at de er fleksible og prioriterer disse opgaver. Vores bygherre skal være tilfreds med os. Vi er nødt til at udvise service og parathed på det punkt, siger Mads Holmgaard, regionschef ved HedeDanmark og ansvarlig for kontrakten i Svendborg.

Strategisk brug af penge til ekstra opgaver

I kontrakten med HedeDanmark har NIRAS beskrevet en basispleje af de grønne områder. Udover basisplejen er der i kontrakten sat penge af til ekstraopgaver, som kommunen kan bestille. Basispleje er fx at slå græs, som er en tilbagevendende opgave hvert år, og som foregår hele vækstsæsonen. Derimod er hverken beskæringsopgaver eller opsætning af nye affaldskurve en del af basisplejen.

- Vi kan bruge pengene mere strategisk, nu hvor opgaverne er synlige for os. De ekstra opgaver, vi kan få udført udover basisplejen, kan vi prioritere mere systematisk end tidligere, siger Kim Jensen.

Prioriter tid til tilsyn og opfølgning

Men en entreprenørkontrakt styrer ikke sig selv. Det kræver dels kompetencer i entreprisestyring, dels den fornødne tid til at styre en ekstern entreprenør.

Derfor udpegede kommunen en kontraktstyrer med ansvar for den overordnede økonomi, de generelle vilkår og forpligtigelser og nogle fagansvarlige, der samarbejder og styrer HedeDanmark i det daglige. Der er fx fagansvarlige inden for de grønne områder, vintertjenesten, vandløbsvedligeholdelse og vejområdet.

- Vi kunne med fordel bruge mere tid på tilsyn i marken og på at ajourføre vores registreringer. Det tager tid at have fingeren på pulsen og at være i front med at opdatere kortmateriale, beskrivelser mm. Det skal man huske at prioritere, lyder et godt råd fra Kim Jensen.

Optræd som en professionel

Mads Holmgaard fra HedeDanmark er helt enig i, at bygherren skal afsætte de fornødne ressourcer til at styre kontrakten, føre tilsyn, følge op og også gerne til at udvikle. Og ressourcerne gør det ikke alene. Det er vigtigt, at bygherren er fagligt og ledelsesmæssigt klædt på til styre en stor kontrakt.

- Vi ved af erfaring, at alle parter opnår det bedste resultat, hvis vi samarbejder med en professionel bygherre. Svendborg er mønstereksemplet også takket været et professionelt udbudsmateriale og reelle intentioner om et godt samarbejde, siger Mads Holmgaard.

Et udbudsmateriale indeholder:

• Udbudsbetingelser, der regulerer udbudsprocessen

• Særlige betingelser, der regulerer vilkår

• Arbejdsbeskrivelse, der beskriver hvilke opgaver, og hvordan de skal udføres

• Tilbudsliste med Tilbuds- og Afregningsgrundlag

• Samarbejdsform, der beskriver organisation og samarbejde

NIRAS’ opgave som rådgiver i udbudsprocessen:

• Proceskonsulent

• Udarbejde udbudsmaterialet

• Gennemføre udbudsprocessen

• Kontrahere med den vindende entreprenør

Log ind for at kommentere

Forfatter(e)

Civilingeniør og udbudsspecialist, NIRAS

Mette Vangkilde Gram

Faglige emner

Veje, trafik og trafiksikkerhed

Høringer der mangler dine svare

Mine høringer

TEST høring som er ny