Artikel - Artikel 0

20. marts 2016 - 7:00

Digital aktindsigt

Digitalisering af byggesagsarkiver spreder sig til miljø og vejområdet

I kommunerne er gamle papirarkiver med byggesager i stor stil blevet digitaliseret til glæde for både borgere og sagsbehandlere. En ekstra gevinst er, at sager om aktindsigt er blevet meget lettere at håndtere. Og nu spreder digitaliseringen sig også til miljø- og vejområdet.

Helsingør er en af de kommuner i landet, der er længst fremme med digitalisering af gamle byggesager. Kommunens byggesagsarkiv, med oplysninger om kommunens 32.000 ejendomme, der fysisk fylder 650 hyldemetre, blev scannet ind, og har siden slutningen af 2012 været digitalt tilgængeligt for borgere og sagsbehandlere som søgbare PDF-filer i et webbaseret FilArkiv-system fra virksomheden JO Informatik.

Borgerne og professionelle, såsom ejendomsmæglere, byggesagkyndige og kloakmestre, kan via kommunens hjemmeside frit fremfinde gamle byggesager fra hele kommunen.

-Vi efterlever kommunens politik om åbenhed og har derfor en holdning om, at vi lige så godt kan lægge det hele ud fra starten af. For alle kan jo alligevel påberåbe sig aktindsigt om en hvilken som helst ejendom, siger projektleder Lars Collin fra Helsingør kommune.

Det digitale arkiv har ifølge Lars Collin været en bragende succes. Det bliver brugt stort set lige meget af kommunens byggesagsbehandlere og af borgere og professionelle rådgivere. Alene de eksterne brugere genererer hver måned 3.000 adressesøgninger og mellem 6.000 og 8.000 PDF-visninger. Hertil kommer de interne brugere.

Ud over adgangen fra en browser kan borgere desuden tilgå arkivet fra en app. Ved hjælp af GPS’en på en tablet eller anden mobil enhed vises byggesager for netop den matrikel, hvor man aktuelt opholder sig.

Nye byggesager bliver overført fra ESDH-systemet til arkivet med blot tre museklik.

Digital aktindsigt

-Vi har fået færre anmodninger om aktindsigt, fordi folk selv finder de ønskede oplysninger via hjemmesiden. Og dem der skriftligt beder om aktindsigt, sender vi ofte et brev og et link som svar. Det kalder vi digital aktindsigt. Og det er meget nemmere for os og giver store besparelser, siger Lars Collin.

Alle sagsbehandlere har på deres skrivebord to skærme. Så kan de sagsbehandle på den ene og se ansøgningen på den anden. Det giver fuld digitalisering og ingen papir på bordet. Og sagsbehandlerne kan arbejde hurtigere og lettere få overblik, fordi hele sagsforløbet ligger et og samme sted. Lars Collin vurderer, at kommunen samlet har sparet et halvt årsværk og yder en bedre service til borgerne.

Det seneste er, at alle gamle miljøsager nu også er blevet scannet ind i systemet. Desuden er kommunen ved at overføre de seneste afsluttede miljøsager fra ESDH-systemet til arkivet. Ydermere er Helsingørs vejmyndigheder også begyndt at publicere vejsager i arkivet, og snart skal gamle vejsager også scannes ind. Resultatet er, at alle fagområder kommer til at befinde sig i FilArkivet.

For at gøre digitaliseringen total er Helsingørs ESDH-system ved at blive integreret med Byg og Miljø portalen (www.bygogmiljo.dk), så borgerne ligeledes kan følge med i igangværende sagsforløb.

Næste skridt bliver geokodning, så sager, der er svære at placere såsom om matrikulering af en stor grund til flere matrikler eller miljøsager, der strækker sig over mange matrikler, kan defineres og fremsøges ud fra geografisk informationer.

Kæmpe københavner-projekt

I København gik man for et par år siden også i gang med at digitalisere det 10 hyldekilometer store byggesagsarkiv. Der går der imidlertid yderligere ca. 10 år, inden man er helt færdig med at scanne arkivets 350.000 byggesager, som opbevares i 22.000 arkivkasser.

Indtil dato er 4.000 kasser blevet digitaliseret. Tiden, det tager at scanne og digitalisere en kasse, er blevet reduceret fra 28 til nu under syv mandetimer takket være større erfaring, proces- og systemoptimering og mere effektive scannere.

Samlet bruger kommunen 17 årsværk i form af en række dedikerede scanningsmedarbejdere på at digitalisere arkivet. Heraf er de otte seniorjobbere, mens de øvrige er almindeligt ansatte, hvoraf nogle veksler mellem at scanne og arbejde med borgerbetjening.

Erfaringen er, at medarbejdere såsom seniorjobbere fungerer rigtig godt, og helst i faste eller længere jobforløb, fordi opgaverne kræver en vis oplæring og viden.

-Vi kan se, at når vi selv scanner, kan vi sagtens opnå en mindst lige så høj kvalitet af det scannede materiale, som hvis det blev gjort hos et bureau ude i byen, og vi har rigtigt godt styr på vores metadata. Hertil kommer, at vi løfter et socialt ansvar i forhold til seniorjobberne. Desuden er arkivsagerne her i huset, hvis en kunde skal bruge dem, mens en sag er til skanning, siger Michael Andersen, konstitueret Enhedschef for Byggesagsdokumentation i Teknik- og Miljøforvaltningen i Københavns Kommune.

Tager et område ad gangen

Også i København har man valgt at bruge FilArkiv løsningen fra JO Informatik til at udstille afsluttede byggesager fra foreløbigt Husum, Brønshøj, Damhussøen, Vanløse og Utterslev både indadtil og udadtil til borgere og kunder.

-Vi arbejder systematisk med hvert ejerlav i byen og er startet med at digitalisere de ejerlav, der ligger længst væk fra det fysiske byggesagsarkiv i Njalsgade på Islands Brygge. Derimod bliver Amager og indre by scannet til sidst, hvor borgerne jo har kortest afstand til vores fysiske arkiv, forklarer Michael Andersen.

Digitaliseringen i København sker ligesom i Helsingør for at gøre tingene meget lettere for kommunens 180 sagsbehandlere og de mange borgere og professionelle, der har brug for at kigge i arkivet. Digitaliseringen er samtidigt med til at fremtidssikre arkivmaterialet mod slitage, svind og vandskader. Og flere kan kigge på det samme digitale materiale samtidig.

Pga. nettotilflytning bygges der meget nyt i København, hvilket yderligere er med til at lægge pres på kommunens kundecenter, hvor der dagligt kommer ca. 70-80 borgere, professionelle og virksomheder for at kigge på byggesager fra arkivet eller for at få vejledning.

FAKTA OM FILARKIV:

• FilArkiv anvendes af 30 danske kommuner – herunder Helsingør og Københavns kommune - til arkivering af især bygge- og miljøsager.

• En række kommuner er begyndt at bruge arkivløsningen til stadigt flere opgaver, især inden for teknik- og miljøområdet.

• De fleste kommuner har åbnet deres FilArkiv for offentligheden.

• FilArkiv kan integreres til ESDH, GIS samt diverse sagsstyringssystemer.

Log ind for at kommentere

Forfatter(e)

Mikkel Buhelt

PressOffice

Faglige emner

Digital forvaltning

Høringer der mangler dine svare

Mine høringer

TEST høring som er ny

Digitalisering af byggesagsarkiver spreder sig til miljø og vejområdet

Digital aktindsigt

Kæmpe københavner-projekt

Tager et område ad gangen

FAKTA OM FILARKIV:

Forfatter(e)

Faglige emner

KTC

KTC Kredse

Samarbejdspartnere

Faggrupper