Digital driftsmanual baner vej i Herning

I Herning Kommunes Drift og Service, vejområdet, har digitale driftsmanualer afløst papirbunker og tunge ringbind. Digitaliseringen sparer både tid og frustrationer, og samtidig bliver kommunikationen mellem kommunen og borgerne bedre, fordi alle taler samme sprog.

Det begyndte med en målsætning om at gøre tingene smartere, og det er endt med en app, som både skal gøre arbejdet lettere og samtidig invitere borgerne ind i maskinrummet i Herning Kommunes Drift og Service, vejområdet.

- I 2014 var et af de strategiske mål i Drift og Service bedre brug af digitale løsninger på bl.a. vejområdet. Noget af det, der stak ud, var driftsmanualen på vejområdet, og medarbejderne var klare i spyttet: Den fungerer ikke, siger Christian Williams, driftsleder for vejområdet i Drift og Service hos Herning Kommune.

Christian Williams’ folk fører tilsyn med og laver kvalitetssikring af kommunens veje, og den omtalte manual var en solid sag med 172 siders tekst. Når en medarbejder var ude på en opgave og opdagede en uventet skade, kunne det være lidt af en detektivopgave at finde ud af, om skaden skulle repareres, registreres eller bare ignoreres i forhold til kommunens kvalitetsniveau og gældende lovgivning. Og eneste løsning var at begynde at bladre.

- Vi har en kultur hos vejområdet, hvor vi siger tingene, som de er, og da vi talte om steder i hverdagen, hvor vi kunne gøre tingene smartere, lyste manualen op. Den var simpelthen for tung at arbejde med, og det var ineffektivt, siger Christian Williams.

Nye øjne - ny inspiration

NIRAS var med, da Herning Kommune fik udarbejdet manualen, og det var derfor naturligt at følge op og få gang i en dialog. Udgangspunktet var at tænke helt ud af boksen, for der fandtes ikke lige en eksisterende løsning, der passede til kommunens behov. Derfor gik NIRAS og Herning Kommune i gang med at udvikle et nyt værktøj.

- Noget af det, vi som ekstern rådgiver kan, er at gå ind i en problemstilling og stille de relevante spørgsmål, som kan danne grundlag for udviklingen af den rette løsning, siger Lone Krogsgaard.

Løsningen er blevet en app, som taler sammen med kommunens digitale kort, kommunens hjemmeside og det opgavestyringsmodul, som medarbejderne i forvejen bruger, hver gang de bliver tildelt en opgave.

- Vi gik ikke ind i processen med det formål at lave en app, men der tegnede sig hurtigt et mønster. Ikke mindst i forhold til, at vi med denne løsning kunne udnytte en masse viden og data, som Herning Kommune havde i forvejen, siger Lone Krogsgaard.

App giver overblik

Gennem halvandet år har Herning Kommune og NIRAS sammen arbejdet på at få grundlaget for en digital driftsmanual på plads gennem interviews, beskrivelser og test. Kommunens veje er inddelt i klasserne 1-3 (samt grusveje), og jo lavere nummer, desto højere prioritet. Medarbejderne har brugt app’en løbende på deres telefoner og tablets, og det har givet pote.

- Ude på vejene har en medarbejder måske skullet løse en opgave med at reparere et hul i en klasse 2-vej. I den forbindelse har han opdaget en skade på et fortov, men hvor han tidligere skulle stå på hovedet i mappen med de 172 sider, kan han nu lave en lynhurtig søgning. På meget kort tid kan han så vurdere, om skaden ifølge loven skal repareres nu og her, eller om det kan vente, til der måske alligevel skal laves en større omgang om fire måneder, siger Lone Krogsgaard.

Men det er ikke kun ude på vejene, arbejdet er blevet lettere. Også ved telefonerne har løsningen vist sig at være et effektivt værktøj.

- De oplysninger, medarbejderen har på sin app, er også tilgængelige for borgerne, så det er meget nemmere at forklare borgeren baggrunden for, hvorfor kommunen prioriterer, som den gør. Medarbejderen og borgeren kan simpelthen sidde og kigge på det samme kort og tale om de samme formuleringer, som medarbejderen ude på den konkrete vej har kigget på, da han traf sin beslutning om at lade hullet i vejen være, siger Lone Krogsgaard, der mener, at netop sproget er vigtigt for at have en god dialog med borgerne.

- Når medarbejderne i Vej- og Trafikafdelingen går på arbejde og løser en opgave, gør de det på borgernes regning. Noget af det, vi har gjort meget ud af, har været at koge fem siders tekst fra manualen ned til fem linjer i app’en, som både medarbejdere og borgere kan forstå. Samtidig er app’en baseret på ikoner, der giver brugervenlighed og gennemsigtighed. Den gennemsigtighed bliver endnu mere tydelig, når Herning Kommune for alvor får det rullet ud på kommunens hjemmeside til januar, siger Lone Krogsgaard.