Artikel - Artikel 0

20. september 2015 - 9:00

Pilotprojekt viser vejen

Syv skridt til lettere etablering af centrale ejendomscentre

Etableringen af centrale ejendomsenheder i de danske kommuner tager fart i disse år, og for at lære af de hidtidige erfaringer har Center for Facilities Management (CFM) på DTU og FOA i fællesskab gennemført et pilotprojekt om kommunal ejendomscenterdannelse.

Kommunernes ejendomsforvaltning har i disse år nationalt set stor bevågenhed, bl.a. fordi der her øjnes et effektiviseringspotentiale, men også fordi bygningsmassen inviterer til innovation og en hel ny niche for intelligente og bæredygtige produkter og services. Landets 98 kommuner er forskellige i størrelse, men står over for de samme udfordringer mht. at eje, bygge, drive, vedligeholde, udvikle og administrere faciliteter som skoler, daginstitutioner, administrationsbygninger, sportshaller mm.

Center for Facilities Management (CFM) på DTU og FOA har i fællesskab gennemført et pilotprojekt med det formål at dele erfaringer fra ejendomscenterdannelse og bidrage med et aktuelt og relevant input til kommunernes indsats for at styrke organiseringen af ejendomsforvaltning.

Seks eksempler

Seks kommuner har velvilligt bidraget til pilotprojektet ved at dele deres erfaringer med at etablere et centralt ejendomscenter. Vi har i hver kommune talt med centerlederen samt repræsentanter for medarbejdere og en brugerinstitution. Nedenfor er en kort præsentation af de enkelte centre, deres formål og foreløbige resultater:

Frederikshavn: Succeskriterier ved centerdannelsen var effektiviseringer, harmonisering og besparelser. Indtil nu er disse primært realiseret gennem stordriftsfordele, forbedrede indkøbsaftaler samt tilpasning af både ressourcer og lønmidler. Fokus er nu i højere grad rettet mod udvikling og muligheder frem for omkostninger - blandt andet gennem optimering af driften samt bedre arealudnyttelse og frasalg af ejendomme.

Gentofte: Det umiddelbare formål med centerdannelsen i 2008 var at styrke bygningsvedligeholdet og effektivisere driften. Disse mål er allerede indfriet. Siden centerdannelsen i 2008 har Gentofte Kommune sparet mellem 12 og 15 mio. kr. på effektiviseringer og afskedigelser, og bygningsvedligeholdet i kommunen er blevet bedre og mere ensartet.

Ishøj: Formålet med omstruktureringerne har været at styrke kvaliteten og
serviceniveauet over for kommunens institutioner og borgere. Omstruktureringerne er ikke sat i værk med umiddelbare økonomiske besparelser for øje. Filosofien bag den nye organisering er at tænke i helhedsløsninger og at ”sætte kunden i centrum”.

Ringsted: De primære formål med centraliseringen var at opnå effektiviseringer, forbedringer og besparelser på driften og vedligeholdet af kommunens ejendomme. Inden Ejendomsstaben blev etableret, havde Ringsted Kommune i en længere periode haft efter slæb på vedligehold og en konstatering af, at decentrale vedligeholdsmidler ikke altid blev brugt optimalt og efter hensigten. Centraliseringen skulle give effektiviseringer gennem øget koordinering og samarbejde mellem beslægtede arbejdsopgaver.

Silkeborg: Et bærende princip bag centraliseringen af teknisk service-sektionen har været mottoet: ”Flyt dig eller fremtiden kommer efter dig”. Hovedincitamentet bag centraliseringen var et overordnet kommunalt sparekrav på området. I projektet var indregnet en umiddelbar besparelse på tre mio. kr. samt løbende besparelser på én procent årligt. Centerdannelsens primære formål har altså været et ønske om effektiviseringer og driftsoptimering.

Svendborg: Centerdannelsen handlede i høj grad om at opnå effektiviseringer og besparelser på ejendomsdriften gennem stordrift og bedre prioritering og brug af kommunens vedligeholdsmidler. I opdraget til ejendomscentret lå en besparelse på ca. tre mio. kr. for 2014 og en yderligere besparelse på to procent i 2016 og fem procent i 2018 i forhold til 2014-budgettet. Den målsætning er indtil nu blevet indfriet. Opdraget har også en målsætning om effektiviseringer gennem bedre arealdisponering.

De seks fortællinger vidner over relativt forskellige dannelsesforløb og resultater, men også visse sammenfald.

MOTIVATION OG SUCCESKRITERIER:

• Økonomi

• Efterslæb i bygningsvedligeholdelse

• Effektivisering

• Forbedret bygningsdrift

• Kunden i centrum

• Service til flere (daginstitutioner)

• Koordinering af beslægtede fagområder (vej/park)

• Mere robuste enheder

7 skridt som kan lette centerdannelse:

1. Start med det I kan blive enige om.

2. Lav en strategi for medarbejderinformation og inddragelse.

3. Lav tidligt en plan for fremtidig betjening af skolerne/institutionerne.

4. Indkøb ekspertise udefra, hvis der mangler tid eller kompetencer.

5. Lav en let indgang til brugerne.

6. Fastlæg et passende serviceniveau for alle ejendomme.

7. Ejendomscenterdannelse er en løbende udvikling og slutter sandsynligvis aldrig.

OPLEVEDE UDFORDRINGER FØR UNDER OG EFTER

• Politisk og ledelsesmæssig opbakning i kommunerne er afgørende.

• Centerdannelser tager tid og er ressourcekrævende.

• Skepsis og utilfredshed blandt brugerne.

• Skolelederne oplever, at de mister indflydelse.

• Nogle skoleledere oplever, at samarbejdet med teknisk service er blevet vanskeligere.

• Nogle skoleledere oplever, at serviceniveauet bliver forringet.

• Forringelser af løn og ansættelsesforhold skaber modstand blandt det tekniske servicepersonale.

• Nogle medarbejdere oplever et tab af tilhørsforhold og ejerskab.

• Nogle medarbejdere føler sig presset af utilfredse brugere.

• Kommunikation, inddragelse og dialog er vigtig.

Artiklen er en sammenfatning af projektrapporten: ”Kommunal Ejendomsforvaltning:

6 fortællinger om etablering af et centralt ejendomscenter.”

Projektet er finansieret af FOA og rapporten kan downloades gratis fra www.foa.dk og www.cfm.dtu.dk

Log ind for at kommentere

Forfatter(e)

Susanne Balslev Nielsen

DTU

Lars Ole Preisler Hansen

FOA

Faglige emner

Byg og Bolig

Høringer der mangler dine svare

Mine høringer

TEST høring som er ny