Artikel - Artikel 0

20. september 2016 - 8:00

Fælles servicemål

KL er klar med understøttende aktiviteter

KL er optaget af, at aftalen om servicemål ikke kun kommer til at handle om at tælle sagsbehandlingstider. For god service er andet og mere end tid. For at fastholde et helhedsorienteret fokus igangsætter KL en stribe aktiviteter – herunder en survey i kommunerne.

Den økonomiske vækst er lav, og sammen med befolkningsforskydningerne udfordrer det både indtægts- og udgiftssiden af kommunernes økonomi. Kommunerne intensiverer derfor i disse år arbejdet med at skabe øget økonomisk vækst og imødekomme de politiske udfordringer, befolkningsforskydningerne giver.

Som en del af denne dagsorden indgik KL og regeringen i december 2015 en aftale om fælles servicemål for byggesager, miljøgodkendelser og husdyrgodkendelser. Et øget fokus på at nedbringe kommunernes sagsbehandlingstider skal for det første understøtte virksomhedernes og landmændenes muligheder for at skabe vækst og nye danske arbejdspladser. For det andet skal det bidrage til, at også borgerne får en god oplevelse af kommunernes service.

Med aftalen er der skabt enighed med regeringen om, hvordan sagsbehandlingstid tælles. Aftalen gælder for kommunerne under et, og resultaterne måles som en gennemsnitsbetragtning. Sagsbehandlingstiden kan fremadrettet opgøres ens for alle kommuner, og der vil kunne genereres ensartet dokumentation for kommunernes sagsbehandlingstid. Det giver kommunerne flere fordele.

En er ny ledelsesinformation, der kan anvendes i den enkelte kommunes arbejdstilrettelæggelse og bidrage til styrket effektivitet. En anden er, at tallene i et fælleskommunalt perspektiv kan dokumentere kommunernes arbejde for at styrke væksten.

IT-fundamentet er lagt

Som en del af servicemålsaftalen skal kommunernes sagsbehandlingstider for byggesager og miljøgodkendelser måles i Byg og Miljø. Sagsbehandlingstider for husdyrgodkendelser måles i husdyrgodkendelse.dk. Det er forudsat, at alle kommuner bruger de to IT-systemer som digital indgang for ansøgningerne om byggetilladelser, miljø- og husdyrgodkendelser. Det er her, vi fremadrettet måler sagsbehandlingstiderne.

Mens husdyrgodkendelse.dk har fungeret en årrække, har servicemålsaftalen betydet ændringer for Byg og Miljø. Logningen af sagsbehandlingstiderne er klar til brug, og opgørelsen af sagsbehandlingstider vil tage udgangspunkt i alle de sager, der er indsendt efter den 1. juli 2016.

For de kommuner, der har integration mellem Byg og Miljø og deres fagsystemer betyder ændringerne af Byg og Miljø, at snitfladerne til fagsystemerne skal tilpasses. Der kan ikke umiddelbart køres business as usual. Flere kommuner har meldt tilbage til KL, at servicemålsaftalen og den nye logning i Byg og Miljø giver behov for at justere arbejdsgangene. Indtil fagsystemerne er tilpasset, skal der fx arbejdes i Byg og Miljøs sagsbehandlermodul, og der er også behov for at se på arbejdsgangene for bl.a. visitation.

Vær OBS på autovisitationen

Med servicemålsaftalen er der indført en visitationsperiode, som giver kommunen 21 dage til at vurdere, om en ansøgning er fuldt oplyst. Det antages, at en ansøgning er fuldt oplyst ved hver indsendelse med mindre, kommunen meddeler ansøger, at der er behov for yderligere oplysninger. Reagerer kommunen ikke på en ansøgning, inden der er gået 21 dage, vil den i Byg og Miljø blive autovisiteret til sagsbehandling. Det sætter uret i gang for registrering af sagsbehandlingstid. Det kan derfor anbefales, at arbejdsgangene tilpasses, så færrest mulige sager autovisiteres.

Fejl og mangler udbedres løbende

KL og KOMBIT har ultimo juni udsendt en vejledning til den nye logning i Byg og Miljø, og fagsystemleverandørerne er orienteret om ændringerne.

Mange og relevante spørgsmål er efterfølgende rejst både til logningen i Byg og Miljø og til fortolkningen af selve servicemålsaftalen. KL og KOMBIT følger op på alle spørgsmål. De uhensigtsmæssigheder, der måtte være i Byg og Miljø, udbedres løbende. Svarene kommunikeres både til den enkelte kommune og samles løbende op i "Ofte stillede spørgsmål" på www.kl.dk/servicemaal.

KL og KOMBIT afholder kurser om servicemålsaftalen og logningen i Byg og Miljø tre steder i landet i uge 41. Program og tilmelding findes på KOMBITs hjemmeside: www.kombit.dk/bm.

Også fokus på brugervenligheden i Byg og Miljø

Ved siden af tilpasningen af Byg og Miljø til servicemålsaftalen er der også fokus på at forbedre brugervenligheden i Byg og Miljø. Der er i foråret gennemført en større spørgeskemaundersøgelse af brugervenligheden, som er omsat til et nyt design for Byg og Miljø. Det vil bl.a. blive muligt for ansøger at se et grafisk flow over, hvor man er i ansøgningsprocessen og matrikelkort vil blive integreret, så det følger ansøgeren gennem ansøgningsprocessen. Forbedringerne træder i kraft medio september 2016.

Registrering af sagsbehandlingstider gør det ikke alene

KL er optaget af, at servicemålsaftalen ikke kun kommer til at handle om at tælle sagsbehandlingstider. God service er andet og mere end tid. God service handler for eksempel om tidlig vejledning i en forhåndsdialog, forventningsafstemning om, hvad der kan lade sig gøre og hvordan processen forløber, samt om at give ansøger en oplevelse af, at kommunen lytter og er tilgængelig.

Erfaringer fra kommunale tilfredshedsundersøgelser peger på, at mange borgere og virksomheder oplever dialogen med kommunen som den vigtigste parameter for god service. Et enøjet fokus på selve sagsbehandlingstiderne vil derfor ikke nødvendigvis give de mest tilfredse kunder.

KL mener, at der skal fastholdes et helhedsorienteret syn på service, og at arbejdet med servicemål skal ses som en del af kommunernes øvrige arbejde med at skabe bedre servicekultur, styrke erhvervsvenligheden, øge kvaliteten i sagsbehandlingen, samt sikre trivsel i organisationen.

Derfor er det også en del af servicemålsaftalen, at KL skal igangsætte aktiviteter, der understøtter kommunernes arbejde med at reducere sagsbehandlingstiderne. Aktiviteterne skal løfte kompetenceniveauet og udbrede viden og best practice om effektiv sagsbehandling og optimering af arbejdsprocesser.

KL arbejder i øjeblikket med dette i tre spor. Det ene spor er at synliggøre kommunernes arbejde med at nedbringe sagsbehandlingstiderne og levere god service. Det gøres gennem udgivelsen af en publikation med eksempler på de mange gode initiativer, kommunerne allerede har taget. Heri indgår også en survey, som udsendes primo september, og som vi fra KL vil sætte stor pris på, at kommunerne vil bidrage til.

Det andet spor er en seminarrække, der skal bidrage med ny viden og inspiration til kommunernes sagsbehandling. Program og mulighed for tilmelding meldes ud primo september på www.kl.dk/servicemaal.

Det tredje spor er at indhente og skabe evidens for, hvad der virker for at nedbringe sagsbehandlingstiderne og give brugerne en god serviceoplevelse. KL modtager gerne input fra kommunerne på gode metoder hertil.

Evaluering 2017

I 2017 skal der ifølge aftalen ske en evaluering, som bl.a. skal indeholde tal for sagsbehandlingstiderne. KL vil i efteråret i samarbejde med Miljøstyrelsen og Trafik- og Byggestyrelsen afklare de nærmere rammer for såvel evalering som præsentation af kommunernes sagsbehandlingstider. KL modtager gerne synspunkter og input til temaer, evalueringen skal berøre.

Servicemålene

KL og regeringen har i december 2015 indgået en aftale om konkrete servicemål for tre områder:

- Miljøgodkendelse af virksomheder: 130 for mindre miljøbelastende virksomheder og 200 dage for store og komplekse virksomheder.

- Miljøgodkendelse af husdyrbrug: for de mindre og mellemstore landbrug fastsættes et servicemål på hhv. 110 og 155 dage. For større landbrug fastsættes et servicemål på 180 dage, mens servicemålet for arealsager fastsættes til 160 dage. Servicemålet på 180 dage udgør et loft for alle typer af husdyrbrug.

- Godkendelse af byggesager: 40 dage for mindre kompliceret byggeri og 50-60 dage for mere kompliceret byggeri.

Læs mere

På hjemmesiden www.kl.dk/servicemaal vil der løbende blive opdateret med aktiviteter, informations- og inspirationsmateriale. Her er det også muligt at tilmelde sig et månedligt nyhedsbrev om servicemålene.

Kommende understøttende aktiviteter

Byg og Miljø dage

For at understøtte en god overgang til den nye servicemålsaftale afholder KOMBIT og KL tre Byg og Miljø dage. Dagene vil have fokus på servicemålsaftalen, den praktiske håndtering af logning og tips til den daglige brug af løsningen.

Seminarer

Seminaret skal inspirere og give redskaber til at skabe forandringer i arbejdsgange og rutiner for at kommunerne bedst muligt indfrier de politiske målsætninger. Vidensdeling mellem kommunerne er det gennemgående element.

Seminarerne afholdes fem steder i landet, og består af 2x1 dag. Første dag afholdes i november, anden dag i januar.

Læs mere om datoer og program på www.kl.dk/servicemaal

Log ind for at kommentere

Forfatter(e)

Chefkonsulent

Lone Johannsen

Projektkonsulent

Christina L. Hansen - P006147

KL - 4243

Bragt i

Teknik & Miljø - September 2016

Faglige emner

Byg og Bolig

Høringer der mangler dine svare

Mine høringer

TEST høring som er ny