Fik ejendomscenter op at køre på kun seks måneder

På kun et halvt år har Svendborg Kommune skabt et ejendomscenter – og dermed gennemført den største ændring af organisationen siden kommunalreformen. Et overblik over personale, bygninger og økonomi har været første prioritet i turboplanlægningen af det nye center, som er blevet taget godt imod af brugerne.

I Svendborg Kommune har vi som andre kommuner haft et ejendomscenter i kikkerten gennem flere år. Både i 2008 og 2010 mislykkedes forsøgene, men tanken modnedes lige så stille.

Ejendomscenteret blev derfor taget op for tredje gang som en del af økonomiaftalen for 2013, hvor hele foråret blev brugt til et større analysearbejde og en høring i organisationen. Det mundede i slutningen af juni ud i en byrådsbeslutning, der virkelig fik sat gang i hjulene: Ejendomscenteret skulle være klar til start den 1. januar 2014.

Kunsten at skabe et nogenlunde overblik

Med den korte tidsfrist på kun et halvt år blev arbejdet sat på fuldt gear fra dag ét. Vi fik nedsat et sekretariat på fire medarbejdere på fuld tid fra de forskellige direktørområder. Og sammen med direktøren og centerchefen gik de i gang med det arbejde, der skulle udføres for at have et køre-klart ejendomscenter kort tid efter. Højest på dagsordenen stod det at skabe nogle vigtige overblik over personalet, bygningerne og økonomien.

Personalet

Det var et omfattende arbejde at nå rundt omkring det kommende personale til ejendomscenteret. Opgaven var på sin vis ganske konkret, men det var en lidt sværere øvelse at placere de medarbejdere, som havde delte arbejdsfunktioner.

Nogle medarbejdere løste således både tekniske og pædagogiske opgaver, og da vi ikke var interesserede i at varetage opgaver med et pædagogisk indhold i ejendomscenteret, overtog vi medarbejderne. Ejendomscenteret skulle løse tekniske opgaver.

Bygningerne

For at sikre nærheden til vores brugere opdelte vi vores bygningsmasse i distrikter. Vi tog udgangspunkt i de data, som vi havde, men opdelingen viste sig at blive et større puslespil. Der var ganske enkelt ikke et praktisk et-til-et forhold mellem placeringen af bygningerne, deres størrelser og det tilknyttede personale, men vi endte i seks geografisk opdelte distrikter og to specialiserede: Idrætsområdet og social- og ældreområdet kræver specialviden både i forhold til bygningerne og brugerne.

Vi har siden været nødt til at justere lidt på distrikterne, blandt andet fordi der helt ind i foråret 2014 dukkede bygninger op, som vi ikke kendte til.

Økonomien

Økonomien viste sig at være den hurdle, som trak flest tænder ud – og vi er endnu ikke ved vejs ende. Dannelsen af centeret faldt uheldigt sammen med et kommunalvalg, og vi er derfor stadig i gang med at udrede detaljerne.

Vi har balanceret gennem 2014 uden det fulde overblik over, hvad vi havde at gøre med. Det eneste, der lå fast, var en indbygget besparelse på to millioner kroner, som vi skulle hente på vedligeholdelsen af bygningerne. Vi har derfor været særdeles mådeholdne i vores disponeringer gennem hele 2014, men regner med at have det fulde overblik i starten af 2015.

Et ejendomscenter til brugerne

Allerede under implementeringen af ejendomscenteret blev der sat ord på visionen for centeret. Høringsfasen havde gjort det tydeligt, at der særligt blandt skolelederne var kritiske røster imod dannelsen, fordi de så pedellerne og rengøringspersonalet som en integreret del af skolens liv.For at lykkes gik vi derfor målrettet efter at få en god dialog med skolerne og brugerne i øvrigt.

Omsat til praksis betød det, at vi holdt møder med vores brugere allerede under implementeringen. På det tidspunkt havde vi ikke svar på alle spørgsmål, men vi ville gerne vise, hvor langt vi var, og hvilke overvejelser vi havde gjort os om opgaven, vores værdier mm. Til gengæld var vi meget mere konkrete på de hen ved 40 samarbejdsmøder, vi holdt med skoler, institutioner og andre i løbet af 2014. Her gav vi hver gang en ganske kort præsentation af ejendomscenteret og drøftede også, hvad der havde været godt, udfordringer og muligheder ved ejendomscenteret.

De mange input fra møderne betyder, at vi har en særdeles god fornemmelse af, hvad vores brugere forventer af os. Og vi har justeret vores organisation derefter og i samarbejde med repræsentanter for de forskellige fagområder. For da først beslutningen om et ejendomscenter var truffet, var der stor opbakning fra alle, og vi får løbende positive tilkendegivelser for vores arbejde.

Vi må derfor sige, at vi er blevet taget godt imod, og det sætter vi stor pris på. Ellers ville vi ikke være lykkedes så godt med den største organisationsændring i Svendborg Kommune siden kommunalreformen.

Et ejendomscenter med det hele

Ejendomscenteret i Svendborg Kommune er en ’all in’-model og omfatter blandt andet:

Rengøring
Teknisk service
Ind- og udvendig vedligeholdelse
Nybygninger, tilbygninger, ombygninger og renoveringer
Veje (drift, myndighed, nyanlæg og trafiksikkerhed)
Grønne områder (drift af grønne områder, skove, natur, strande og badevand)
Havne
Færger
Sundfart
Kollektiv trafik
Kørselskontor
Kantiner
Rådhusbetjente
Administration af sociale og almene boliger
Udlån, udlejning og forpagtning af kommunal ejendom
Leje af anden ejendom
Køb og salg af ejendom
Forsikring og risikostyring
Lagerstyring af inventar
Kommunale biler
Beredskab og indsatsledelse

Log ind for at kommentere

Forfatter(e)

Sandra Christensen

Faglige emner

Byg og Bolig

Høringer der mangler dine svare

Mine høringer

TEST høring som er ny

Fik ejendomscenter op at køre på kun seks måneder

Kunsten at skabe et nogenlunde overblik

Personalet

Bygningerne

Økonomien

Et ejendomscenter til brugerne

Et ejendomscenter med det hele

Forfatter(e)

Faglige emner

KTC

KTC Kredse

Samarbejdspartnere

Faggrupper